BSC và KPI – Sợi dây kết nối trong thực thi chiến lược dành cho SMEs

BSC và KPI (Balanced Scorecard & Key Performance Indicators) là “Thẻ điểm cân bằng” và “Chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động”, được biết đến như là phương pháp giúp quản trị hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp trong việc triển khai chiến lược và quản trị kết quả công việc.

Trước tiên chúng ta cùng bàn một chút về chiến lược và khả năng thực thi, tại sao doanh nghiệp lại cần áp dụng BSC và KPIs trong thực thi chiến lược?

Đầu tiên, bàn về “khả năng thực thi thực tế” của doanh nghiệp

Chiến lược không tồi nhưng triển khai tồi là 70% nguyên nhân làm CEO thất bại. Việc triển khai không chỉ là chiến thuật, nó là một kỷ cương và là một hệ thống.

Các chuyên gia cho rằng điều ngăn cản các doanh nghiệp tới thành công chủ yếu trong thực thi mà không phải chiến lược.

Theo số liệu của Harvard Business, phỏng vấn 125 ngàn người (với trên 25% ở cấp quản lý) đại diện cho hơn 1000 doanh nghiệp tại 50 quốc gia cho thấy có trên ba trăm người cho rằng doanh nghiệp của mình yếu trong thực thi.

Nguyên nhân dẫn đến thất bại trong thực thi chiến lược

Theo chuyên gia, trước hết là sự thiếu quyết tâm và cam kết của Ban lãnh đạo công ty trong việc thực thi chiến lược.

“Xây dựng chiến lược đã khó, thực thi chiến lược còn khó hơn”, câu nói có vẻ mâu thuẫn nhưng trong nhiều doanh nghiệp đã gặp phải với lý do rất chính đáng đó là phải lo “Cơm áo gạo tiền hàng ngày” mà quên chiến lược.

Dù đã có trong tay những bản chiến lược rất hoành tráng, nhưng dường như nhiều chủ doanh nghiệp vẫn bị cuốn vào các kế hoạch hàng tháng hàng quý của công ty để rồi chiến lược vẫn chỉ nằm trên giấy năm này qua năm khác.”

Người ta nói rằng, nếu ví tổ chức là một con thuyền thì lãnh đạo là linh hồn của tổ chức, là người cầm lái còn đội ngũ là những người cầm chèo giúp con thuyền đi nhanh.

Vì vậy, nếu nhân viên cấp dưới họ không hiểu, không có cái nhìn rõ ràng về tầm nhìn, mục tiêu và các chỉ tiêu công việc mà lãnh đạo đặt ra thì chắc chắn những hoạt động thực thi sẽ đi sai hướng, con thuyền sẽ xoay vòng tại chỗ, không thể đi nhanh được.

Chuyên gia cho rằng “Khi giao chỉ tiêu xuống cho cấp dưới, doanh nghiệp cần phải truyền thông, đào tạo, bàn bạc để có sự thống nhất, đồng thuận của cấp dưới làm cho họ hiểu vì sao họ phải làm như vậy.

Quản trị chiến lược luôn luôn phải đi kèm với quản trị sự thay đổi để tránh được nhiều rủi ro không mong muốn nhất”. “Cái gì cũng làm, doanh nghiệp đang tự biến mình thành “con cua bò ngang”.

>>> Xem thêm: Quản trị rủi ro doanh nghiệp

Đó chính là việc doanh nghiệp chưa xác định được các hoạt động cốt lõi, hoạt động trọng tâm của mình. Việc không xác định được hoạt động cốt lõi dẫn đến một thực trạng là doanh nghiệp cái gì cũng làm và làm một cách dàn trải. Điều này sẽ nhấn chìm chính doanh nghiệp trong hàng tá các kế hoạch hoạt động, đẩy doanh nghiệp vào tình trạng mơ hồ về chiến lược và luôn luôn thiếu về nguồn lực.

Điều này cũng giống như “một con cua bò ngang” mãi không thể tiến lên được và thậm chí là cầm chắc thất bại. Vì vậy, để có thể thành công trong thực thi, việc doanh nghiệp cần phải xác định được hoạt động nào là trọng tâm để thực hiện là rất quan trọng. Các chuyên gia cũng cho rằng, các doanh nghiệp thất bại trong thực thi chiến lược cũng là do chưa xác định được các hoạt động cốt lõi, đồng thời, việc thực thi chiến lược còn mang tính “hô khẩu hiệu”.

Khi áp dụng thẻ điểm cân bằng BSC trong thực hiện các mục tiêu chiến lược thì hầu hết các công ty tại Việt Nam đều chỉ đưa ra những mục tiêu mang tính hình thức như “tăng tối đa lợi nhuận”, “giảm chi phí”, “trở nên hiệu quả hơn” hay “tăng trưởng ấn tượng”.

Tuy vậy, trên thực tế, rất hiếm khi có thể tìm được chiến lược nào đáp ứng được toàn bộ mục tiêu nói trên. Hơn nữa, nếu đặt mục tiêu quá xa vời khiến doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng nhân viên không có động lực và từ bỏ.

Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải xem xét tới tình hình cụ thể của tổ chức đang ở đâu rồi đưa ra một số một mục tiêu trọng yếu có khả năng tiệm cận được, có thể đạt được trong từng giai đoạn.

Cuối cùng chính là năng lực nhân sự yếu kém không đáp ứng được mục tiêu chiến lược đã đề ra, các bộ phận nhân viên không có khả năng phối hợp với nhau hoặc phối hợp thiếu hiệu quả và sự thiếu trong nguồn lực tài chính cũng như đãi ngộ cho nhân viên làm giảm động lực làm việc của họ gây ra thất bại trong việc thực thi chiến lược.

Việc áp dụng BSC – KPI trong quản lý thực thi chiến lược giúp đo lường hiệu quả công việc rất quan trọng trong việc thực thi chiến lược của một doanh nghiệp.

BSC – KPIs là công cụ phản ánh rõ nhất khả năng thực thi của tổ chức, giúp doanh nghiệp tìm ra các thiếu sót gặp phải trong quá trình triển khai chiến lược và trong việc đặt mục tiêu kế hoạch.

BSC và KPIs giúp doanh nghiệp xác định và tập trung đo lường, cải thiện được những nhân tố quyết định thành công của công ty, cụ thể hóa chiến lược thành mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình hành động cụ thể.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp đang gặp phải một sai lầm khi sử dụng KPIs như một công cụ để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, để trả lương hoặc thậm chí là công cụ để xem xét trừ lương nhân viên.

Áp dụng nguyên mô hình lý thuyết của Mỹ vào các doanh nghiệp lớn đã khó, liệu có thể áp dụng BSC – KPI đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ không?

Nhìn nhận về các doanh nghiệp SMEs hiện nay, tính linh hoạt, bộ máy gọn nhẹ cùng khả năng tương tác dễ dàng với khách hàng là lợi thế mang tính cạnh tranh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ so với doanh nghiệp lớn… 

Chính vì vậy, khi áp dụng mô hình BSC – KPI, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải có sự điều chỉnh loại bỏ sự rườm rà, tập trung vào những năng lực chính, mục tiêu cốt lõi bắt buộc phải theo đuổi của chiến lược đã đề ra.

Để có thể xây dựng được bản đồ chiến lược cũng như thẻ điểm cân bằng BSC phải bắt đầu từ chiến lược và các mục tiêu chiến lược mà ban lãnh đạo đã đề ra.

Từ đó doanh nghiệp mới có thể đưa ra BSC và KPIs cho bộ phận cũng như cho từng cá nhân. Và trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần phải đo lường kết quả, điều chỉnh kịp thời và phù hợp với sự thay đổi của thị trường và các biến động của thị trường, kinh tế, bộ máy rồi nhân sự thật tốt.

Các bước áp dụng BSC và KPIs cho doanh nghiệp SMEs

Việc áp dụng BSC và KPIs thường được doanh nghiệp triển khai theo 4 bước sau:

Bước 1. Xác định mục tiêu chiến lược của công ty

Có bốn mục tiêu chính mà doanh nghiệp cần theo đuổi. Đó là mục tiêu về tài chính, mục tiêu về khách hàng, mục tiêu về quy trình nội bộ và mục tiêu học hỏi, phát triển.

Bước 2. Xây dựng các mục tiêu trong một bản đồ chiến lược

Bản đồ chiến lược là một biểu đồ được sử dụng để diễn đạt các mục tiêu chiến lược then chốt mà một tổ chức hoặc ban quản lý theo đuổi. Đây chính là một công cụ sử dụng trong hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC.

Bước 3. Xây dựng thẻ điểm cân bằng BSC từ bản đồ chiến lược

Một thẻ điểm cân bằng đầy đủ trước hết cần phải bao gồm 5 yếu tố được sắp xếp theo trình tự: Các nhóm mục tiêu chiến lược – Các mục tiêu cụ thể – Các thước đo – Các chỉ tiêu – Biện pháp hành động.

Hơn nữa, tiêu chí để đặt ra một thẻ điểm cân bằng BSC đúng chuẩn là phải SMART (Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Hiện thực – Thời gian xác định).

Bước 4. Xây dựng KPIs công ty và các bộ phận

Tư duy xây dựng KPIs, theo chuyên gia, các mục tiêu và các chỉ tiêu của công ty giao đến các bộ phận và cá nhân kết hợp với bản mô tả công việc trong đó có kết quả công việc trong bản mô tả công việc sẽ tạo ra KPIs.

Tóm lại, việc áp dụng công cụ BSC – KPIs trong thực thi chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp xác định và tập trung đo lường, cải thiện được những nhân tố quyết định thành công của công ty, cụ thể hóa chiến lược thành mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình hành động cụ thể.

Bên cạnh đó, áp dụng BSC & KPIs cũng sẽ phát triển hệ thống mục tiêu được liên kết và phân bổ đến các bộ phận và cá nhân của công ty. BSC và KPIs là một công cụ giúp truyền thông nội bộ, giúp đào tạo toàn bộ nhân sự thấu hiểu các nhiệm vụ chiến lược. Nên trước khi đặt ra BSC cũng như KPIs, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải có sự bàn bạc, thống nhất và đồng thuận với nhân viên để họ hiểu và cam kết thực hiện một cách tốt nhất.

Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trước khi áp dụng BSC – KPIs cần phải nghiên cứu để điều chỉnh sao cho không ảnh hưởng đến lợi thế linh hoạt, nhỏ gọn của bộ máy cũng như đảm bảo tính đơn giản, dễ thực hiện và gắn chặt với mục tiêu của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu với MBO hiệu quả

Trên đây là bài viết “BSC và KPI – Sợi dây kết nối trong thực thi chiến lược dành cho SMEs“. Hy vọng bài viết mang lại nhiều giá trị cho bạn. Trân trọng!

Công Ty Cổ Phần Nef Digital

Thời đại 4.0 làm kinh doanh bằng kinh nghiệm và đam mê là chưa đủ. Với các mô hình kinh doanh nhỏ SME bị giới hạn nhiều về nguồn lực nên thường tư duy làm tất ăn cả.

Tuy nhiên để chuyên nghiệp hóa cần đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Nef Digital đặt ra một trọng trách và là triết lý xuyên suốt đó là: Đưa công nghệ Digital hiện đại nhất, có tính chuyên môn hóa cao. Giúp SME giải mọi bài toán Digital Marketing và với mức đầu tư chỉ tương đương với 01 nhân sự.