5 cách dự tính chi phí cho sự kiện giáng sinh ở công ty

Tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp không phải là dịch vụ mà Nef Digital cung cấp. Tuy nhiên, đây cũng là một hoạt động mà doanh nghiệp cần lưu tâm. Vì vậy, Nef chia sẻ nội dung: cách tính chi phí cho sự kiện giáng sinh do công ty Trái Cây Vuông Tròn – đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu, để bạn có thêm kiến thức về vấn đề này.

Để tổ chức một sự kiện giáng sinh thành công cho văn phòng công ty, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của rất nhiều yếu tố. Trong đó vấn đề dự trù kinh phí được xem là yếu tố hàng đầu.

Cách dự tính chi phí cho sự kiện giáng sinh giúp công ty bạn có đêm giáng sinh an lành ấm áp và nhiều kỷ niệm đáng nhớ mà không phải lo lắng hay phát sinh thêm nhiều vấn đề xảy ra. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện giáng sinh hoàn hảo? Và dự trù kinh phí phù hợp như thế nào? Hãy cùng Nef theo dõi nhé!

1. Lên kế hoạch tổng quan cho sự kiện giáng sinh tại công ty

Giáng sinh là khoảng thời gian bận rộn nhất trong năm. Thời điểm này hầu như công ty nào cũng chạy đua cho kịp để tổng kết chỉ tiêu, doanh thu, lợi nhuận. Do đó, bạn cần có một kế hoạch tổng quan, lên lịch trình cụ thể chi tiết sẽ giúp bạn hiểu rõ tất cả những gì cần cho buổi tiệc.

Kế hoạch sẽ bao gồm các mục, khách mời, trang trí, tiệc, quà tặng,… Từ kế hoạch trên bạn sẽ có một bản dự trù chi phí cho từng hoạt động của giáng sinh văn phòng.

Thông qua bảng kế hoạch tổng thể doanh nghiệp lập ra các bước liệt kê và xây dựng danh sách bao gồm những hạng mục cần dự toán kinh phí. Ưu tiên những hạng mục cần thiết hoặc có thể kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ, hàng hóa, quà tặng,… Tất cả đều phải xác định rõ số lượng cần cho mỗi hạng mục, chi phí và chất lượng.

Việc lên kế hoạch dự trù chi phí tổng quan là một kỹ năng, bắt buộc người tổ chức phải có kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nhằm đảm bảo những tình huống, trường hợp phát sinh thiếu hụt về ngân sách.

Ngoài ra để chương trình giáng sinh công sở diễn ra suôn sẻ bạn cần dự trù những kế hoạch để tránh trường hợp phát sinh rủi ro ngoài ý muốn, làm chậm tiến độ cũng như ảnh hưởng đến không khí vui vẻ của đêm giáng sinh.

Xem thêm: Tiệc noel

2. Dự tính chi phí bằng bảng kế hoạch sơ bộ

Một sự kiện giáng sinh tại công ty muốn diễn ra thành công cần phải kết hợp tổng thể nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố chuẩn bị. Trong yếu tố chuẩn bị, bảng dự trù chi phí bằng kế hoạch sơ bộ là một công đoạn không thể thiếu.

Không những cá nhân người tổ chức chịu trách nhiệm quản lý sự kiện mà còn nhận thức được tầm quan trọng từ đó lên kế hoạch ưu tiên công đoạn lập kinh phí dự trù cho sự kiện giáng sinh tại văn phòng.

Trong quá trình xây dựng bảng kế hoạch sơ bộ cho sự kiện giáng sinh, bên cạnh chi phí quản lý, thì có khoảng 10% phí giá trị gia tăng đối với các hạng mục. Đối với những hạng mục khó dự toán kinh phí bạn có thể cộng thêm ngân sách thông thường lấy trung bình tổng thể trong khoảng 10 – 20%.

Danh sách hạng mục còn phụ thuộc vào nhiều loại hình sự kiện. Tuy nhiên, về cơ bản, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nơi công sở thường sẽ bao gồm các hạng mục như:

• Hiểu rõ kế hoạch tổ chức giáng sinh.
• Tổng hợp và liệt kê tất cả hạng mục cần thiết.
• Dự tính chi phí theo từng hạng mục, đồng thời tổng chúng lại để cho ra kết quả cần.

Xem thêm: Trò chơi giáng sinh

3. Thông qua báo giá công ty sự kiện

Một chương trình giáng sinh cho văn phòng, công ty diễn ra thành công cần có rất nhiều hạng mục. Vì vậy người đứng ra tổ chức và kiêm nhiệm sẽ rất vất vả để quán xuyến tất cả các hạng mục này.

Đặc biệt, nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện giáng sinh thì việc lên chương trình và dự tính chi phí tổ chức gây khó khăn không ít cho bạn.

Dó đó bạn phải liên hệ với các đối tác công ty chuyên tổ chức sự kiện, để bạn có thể rảnh tay làm những công việc khác. Tuy nhiên điều này đi đôi với giá cả chi phí phát sinh gấp đôi.

Khi lựa chọn các đối tác cung cấp dịch vụ nơi công sở, bạn nên khảo sát nhiều nơi, tham khảo dự tính chi phí qua báo giá của các công ty sự kiện bằng bảng kế hoạch sơ bộ từ đó sửa đổi, bổ sung và tìm kiếm cho mình đơn vị tổ chức sự kiện giá tốt nhất, tránh qua nhiều cầu nối, chi phí sẽ đội lên rất nhiều.

4. Dựa vào tổng phí hạng mục và phí dự phòng rủi ro

Tổ chức sự kiện giáng sinh tại công ty càng có nhiều hạng mục, thì khả năng phát sinh rủi ro càng cao. Bạn không thể nào tự tin rằng kế hoạch của mình sẽ diễn ra hoàn hảo 100%.

Do đó ngoài việc dự trù kinh phí tổ chức sự kiện bạn đừng quên dự trù cho cả những rủi ro không thể đoán trước được. Nếu bạn không biết cách dự trù kinh phí cho một sự kiện và đáp ứng đủ chi phí khi có những vấn đề phát sinh đồng nghĩa với việc thất bại, tạo cảm giác cho người tham dự rằng công ty bạn thiếu chu đáo và không chuyên nghiệp.

Để chương trình giáng sinh đạt kết quả cao, ban nên thống kê và tính toán cho những phần phát sinh khó đoán. Chi phí dự trù sẽ được tính là tổng phí hạng mục cộng với phí dự phòng rủi ro từ đó đưa ra chi phí phù hợp.

Bạn nên hiểu rõ vấn đề rủi ro xảy từ đâu từ đó lên kế hoạch cho mình bảng chi tiết công việc cụ thể. Những rủi ro xảy ra từ nhiều khía cạnh như: Rủi ro đến từ khách mời, thời tiết, hệ thống âm thanh ánh sáng, thiết bị kỹ thuật, trang bị gặp sự cố , rủi ro khâu chuẩn bị,…

Khi rủi ro xảy ra đồng nghĩa với việc chi phí phải phát sinh. Bạn cần dự tính thêm khoản đó, tránh thiếu hụt ngân sách khi tổ chức sự kiện giáng sinh tại công ty.

5. Dựa vào kinh nghiệm tổ chức Noel những năm trước

Mỗi năm mỗi khác nhau công ty bạn càng ngày càng phát triển quy mô công ty càng mở rộng, mối quan hệ đối với khách hàng càng nhiều, nhân sự sẽ nhiều hơn những năm trước đó. Do đó bạn không thể tổ chức sự kiện giống như những năm trước mà không có một kế hoạch cụ thể rõ ràng mới mẻ và sáng tạo.

Bạn muốn tổ chức lễ giáng sinh hoàn hảo cho văn phòng nhưng vì công việc này bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức bao giờ. Hãy hỏi những người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hỏi từ bạn bè đồng nghiệp xung quanh mình và quan trọng hơn bạn nên dựa vào chi phí tổ chức giáng sinh năm cũ từ phòng tài chính kế toán để đối chiếu so sánh từ đó đưa ra kế hoạch cụ thể cho chính mình.

Bạn nên tìm hiểu xem sự kiện gồm có những tiết mục gì, những hoạt động gì, những ai sẽ tham gia, tổ chức ở địa điểm nào, thời gian nào phù hợp với công sở,… Tìm hiểu những điều đó, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì, và chi phí cần bỏ ra cho từng hạng mục là bao nhiêu.

Sau đó, so sánh xem năm trước những hạng mục nào đã được thực hiện và lược bỏ ra tránh sự lặp lại nhàm chán cũng như loại bỏ những hạng mục không cần thiết giúp tiết kiệm ngân sách và thời gian.

Trên đây là cách tính chi phí sự kiện giáng sinh mà Trái Cây Vuông Tròn chia sẻ. Hy vọng sẽ giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm bổ ích, giúp bạn tổ chức sự kiện giáng sinh thành công và có một buổi lễ giáng sinh ấm áp vui vẻ an lành cùng mọi người trong công ty mình nhé!

Trên đây là toàn bộ nội dung về cách tính chi phí cho sự kiện giáng sinh do công ty Trái Cây Vuông Tròn chia sẻ. Trái Cây Vuông Tròn sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước thông tin được đưa ra.