Quy trình 5 bước giao và đánh giá KPI cá nhân chi tiết

Quy trình giao và đánh giá KPI cá nhân là quy cách mà người quản lý cần biết trong giao việc cũng như là đánh giá kết quả và hiệu suất công việc của một nhân sự trong công ty.

Quy trình này gồm 5 bước cơ bản mà chúng tôi sẽ chỉ ra trong bài viết này. Trước tiên chúng ta cần tìm hiểu về KPI là gì?

Tìm hiểu KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator“, trong tiếng Việt được dịch là “Chỉ số đánh giá hiệu suất chính”.

KPI là một chỉ số đo lường hiệu suất quan trọng dùng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của một tổ chức, một bộ phận, một dự án hay một cá nhân.

KPI được sử dụng để đo lường và theo dõi sự tiến bộ của các hoạt động, đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra đều đạt được và giúp quản lý điều hành và điều chỉnh các hoạt động theo hướng tốt nhất để đạt được hiệu quả và tăng cường năng suất làm việc.

KPI có thể được áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính, nhân sự, hoặc hành chính văn phòng.

Phân loại KPI

Có hai cách tính KPI bao gồm: định tính và định lượng.

+ KPI định tính: dựa trên hoặc bị ảnh hưởng bởi cảm nhận, sở thích hoặc ý kiến cá nhân và được biểu thị qua dạng số hoặc văn bản để diễn giải những chỉ số này.

+ KPI định lượng: không có ảnh hưởng bởi cảm nhận, đánh giá hoặc diễn giải của cá nhân được biểu hiện qua con số khách quan và được so sánh với một tiêu chí đã quy định trước đó.

Thông thường các doanh nghiệp đánh giá nhân sự qua KPI định lượng, họ chú trọng các các báo cáo, đặc biệt là các con số, tức là công việc đã được cụ thể hóa.

Làm sao để áp dụng chỉ số KPI vào trong đánh giá công việc?

Để áp dụng chỉ số KPI, trước hết phải định hình được quá trình trong công ty sẽ được nghiên cứu. Quá trình vận hành đã được định hình sẽ được chia ra thành nhiều bộ phận nhỏ.

Từng bộ phận nhỏ sẽ được xem xét như một công đoạn của công việc cô lập. Từ đó sẽ dễ dàng định hình chỉ số cho từng công đoạn của công việc.

Từ đó những chỉ số sẽ rất cụ thể và cả quá trình sản xuất sẽ được đảm bảo bao quát. Khi các chỉ số KPI đã được định nghĩa, bước tiếp theo là áp dụng công cụ giám sát KPI. Từ đó có thể thấy được cả một cái nhìn tổng thể về toàn bộ quá trình.

5 bước giao và đánh giá KPI cá nhân

Giao và đánh giá KPI cá nhân hay cho từng nhân viên trong công ty có thể được thực hiện qua 5 bước sau đây:

Bước 1. Xác định bộ phận/ người giao KPIs

Hay nói cách khác xác định phương thức giao việc hay người giao nhiệm vụ hay KPI là ai? Có 2 phương thức giao việc chính: trực tiếp và gián tiếp.

(1) Phương thức giao KPI trực tiếp

Các trưởng bộ phận phòng ban sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận, phòng ban đó. Bộ phận, Phòng, Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho các cấp dưới.

(2) Phương thức giao KPI gián tiếp

Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho Phòng, Ban, Bộ phận. Phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp.

Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận, Phòng, Ban.

Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2. Xác định các chỉ số KPIs

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng, trách nhiệm riêng nên yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.

Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của vị trí, phòng ban, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí S.M.A.R.T để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc. Tiêu chí S.M.A.R.T để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc.

• S – Specific: Mục tiêu cụ thể
• M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
• R – Relevant: Mục tiêu thực tế
• T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPIs không đạt được tiêu chí SMART, sẽ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

Bước 3. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Mức độ hoàn thành KPI có thể chia về 4 nhóm chính:

• Nhóm tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung
• Nhóm tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung
• Nhóm tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung
• Nhóm tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Chính sách lương thưởng có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, bởi quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Hệ thống KPIs phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp.

Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng và hãy duy trì nó trong ít nhất 1 năm.

Trên đây là toàn bộ về “Quy trình 5 bước giao và đánh giá KPI cá nhân”. Hy vọng bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích dành cho bạn. Trân trọng!

Công Ty Cổ Phần Nef Digital

Thời đại 4.0 làm kinh doanh bằng kinh nghiệm và đam mê là chưa đủ. Với các mô hình kinh doanh nhỏ SME bị giới hạn nhiều về nguồn lực nên thường tư duy làm tất ăn cả.

Tuy nhiên để chuyên nghiệp hóa cần đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Nef Digital đặt ra một trọng trách và là triết lý xuyên suốt đó là: Đưa công nghệ Digital hiện đại nhất, có tính chuyên môn hóa cao. Giúp SME giải mọi bài toán Digital Marketing và với mức đầu tư chỉ tương đương với 01 nhân sự.

Nội dung trên đây sẽ được cập nhật liên tục với hy vọng sẽ hữu ích với bạn. Mọi ý kiến đóng góp hay yêu cầu, xin vui lòng để lại bình luận phía dưới hoặc liên hệ với Nef Digital.

Trân trọng!