hoa don dien tu
fastca
newca logo
smartsign
easy ca
efyca
cyberhsm

Các loại hóa đơn điện tử bán chạy

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa thời gian, lưu trữ an toàn và bảo mật tuyệt đối.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hiện nay, hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc của 100% doanh nghiệp; với những lợi ích to lớn của 3 bên: Doanh nghiệp, Cơ quan Thuế, người mua. Do đó, hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu, là tương lai của công cuộc chuyển đổi số cho nền kinh tế.

Các loại hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính đã quy định và phân loại hóa đơn điện tử thành những nhóm cơ bản sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn này được gọi là hóa đơn VAT hay hóa đơn đỏ. Doanh nghiệp cần bảo đảm các điều kiện về nguồn vốn điều lệ thì mới được sử dụng hóa đơn này.

Dành cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ của các hoạt động:

  • bán hàng, cung cấp dịch vụ nội địa
  • vận tải quốc tế
  • xuất khẩu, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
  • Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan
  • Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng

Đây là loại hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất.

  • Được áp dụng đối với bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi khai thuế GTGT theo phương thức trực tiếp.
  • Là một chứng từ giao dịch quốc tế cho những trường hợp bán hàng ra nước ngoài.
  • Đây được xem là chứng từ gốc trong kế toán và để làm căn cứ trong việc hạch toán.
Hóa đơn khác

Chiếm một lượng không nhỏ trong tổng số các loại hóa đơn hiện nay. Loại này sẽ bao gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, sổ sức khỏe điện tử, phiếu thu điện tử… hay các chứng từ có tên gọi khác nhưng nội dung đáp ứng đầy đủ quy định của hóa đơn điện tử.

Nội dung trên mẫu hóa đơn điện tử

  • Tên và ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
  • Tên, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, dịch vụ; Thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất và cộng tiền thuế GTGT (nếu là hóa đơn GTGT)
  • Tổng số tiền thanh toán; chữ kỹ số, chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có)
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử
  • Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có)

Ưu điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị kinh doanh trong doanh nghiệp. Với những ưu điểm mà chúng tôi đưa ra dưới đây, chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp cân nhắc và sử dụng hóa đơn điện tử.

  • Tiết kiệm chi phí

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử được coi là hình thức sử dụng hóa đơn tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp. 

Tiết kiệm tới 70% so với việc sử dụng hóa đơn giấy bình thường. Giảm tối đa các loại chi phí in ấn, phát hành, vận chuyển, nhân công, bảo mật, bảo quản,…

  • Thân thiện với môi trường

Việc sử dụng, lưu trữ tài liệu ảo trên thẻ nhớ, USB, đám mây,… là cách mà doanh nghiệp hạn chế được lượng giấy vụn thải ra.

Mỗi doanh nghiệp giảm 1 ít sẽ góp phần giảm thiểu ô nhiễm môi trường.

  • Tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Việc làm giả hóa đơn, con dấu, số liệu là vấn đề doanh nghiệp rất khó kiểm soát. Có thể làm mất uy tín, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Đó là điều khó khăn khi sử dụng hóa đơn giấy.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể khắc phục được điều này.

  • Tính bảo mật cao

Bảo mật là điều rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, người làm hóa đơn, chứng từ phải đặc biệt lưu tâm. Hóa đơn điện tử được lập, quản lý và lưu trữ ngay trên phần mềm. Điều này cũng giúp doanh nghiệp không bị mất mát, thất lạc hay hư hỏng khi xảy ra tai nạn.

  • Gửi hóa đơn theo nhiều phương thức

Hóa đơn điện tử được gửi đi theo nhiều phương thức khác nhau. Phổ biến nhất vẫn là gửi qua Gmail, tin nhắn SMS,…

Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn.

  • Tiết kiệm thời gian

Mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử (thiết lập, gửi đi, lưu trữ) đều chỉ cần thực hiện tại chỗ thông qua máy tính có kết nối internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đi lại gấp nhiều lần so với hóa đơn giấy.

Hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị doanh nghiệp nhanh chóng, thuận lợi.

  • Lưu trữ hóa đơn dễ dàng

Có thể lưu trữ trên nhiều thiết bị khác nhau: USB, ổ cứng, icloud, đám mây,…

Điều này cũng giúp cho việc tìm kiếm, tra cứu hóa đơn trở nên thuận lợi hơn. Người dùng chỉ việc tra cứu trên trang web do nhà cung cấp gửi.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế bao gồm:

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ.

Áp dụng theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp cần phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Ngoại trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại; vận tải hàng không; đường bộ; đường sắt; đường biển; đường thủy.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế:

  • Bằng phương tiện điện tử
  • Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin
  • Có hệ thống phần mềm kế toán
  • Phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập
  • Tra cứu hóa đơn điện tử
  • Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định
  • Đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp phía trên. Nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

6 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử; người quản lý cần nghiên cứu xem doanh nghiệp đã đáp ứng đủ những điều kiện sau hay chưa:

Điều kiện 1

Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Điều kiện 2 

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Điều kiện 3 

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Điều kiện 4 

Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Điều kiện 5 

Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Điều kiện 6

Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Phân biệt các loại hóa đơn điện tử có và không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế là hai loại hóa đơn thường bị nhầm lẫn với nhau nhất.

Tuy nhiên, đây là hai loại hóa đơn có giá trị pháp lý khác nhau.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

  • Điều kiện sử dụng: Doanh nghiệp đang hoạt động có đủ điều kiện tự lập hóa đơn điện tử; Đáp ứng hạ tầng và hệ thống dịch vụ; Có chữ ký số còn hiệu lực; Thường xuyên giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế.
  • Cách sử dụng: Doanh nghiệp tự lập, lưu trữ hóa đơn và xuất trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
  • Ưu điểm: Doanh nghiệp chủ động trong việc lập hóa đơn; đảm bảo phát hành nhanh chóng; tránh tình trạng nghẽn mạng của Tổng cục thuế.
  • Nhược điểm: Doanh nghiệp phải tự lưu trữ, bảo quản để báo cáo với cơ quan thuế khi có yêu cầu. 

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

  • Điều kiện sử dụng: Doanh nghiệp đang hoạt động có mã cơ quan thuế; chứng thư số còn hiệu lực và đảm bảo đường truyền internet.
  • Cách sử dụng: Doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số gửi đến cơ quan thuế để lấy mã xác thực gửi cho khách hàng. 
  • Ưu điểm: Doanh nghiệp không cần báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Nhược điểm: Doanh nghiệp phải phụ thuộc vào đường truyền mạng của Tổng cục thuế để xác nhận trước khi gửi cho khách hàng.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế luôn có những thủ tục khác nhau. 

Đối với  thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

  • Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
  • Sau thời hạn khoảng 1 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã từ tổ chức, doanh nghiệp.
  • Nếu doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận các tổ chức cần phải thực hiện hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.
  • Nếu Cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, thì nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Đối với thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

  • Sử dụng số chứng thư của doanh nghiệp để tham gia truy cập vào hệ thống của Tổng cục Thuế (VAN).
  • Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Thời gian xử lý trong vòng 1 ngày từ khi nhận được yêu cầu đăng ký.
  • Nếu doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản có thể được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
  • Nếu doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Các phần mềm hóa đơn điện tử 

Hy vọng rằng, với những chia sẻ mà chúng tôi đưa ra sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong việc tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử.

Trân trọng cảm ơn!

combo cyberhsm 350