Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Top 5 Nhà Cung Cấp HĐĐT

Hóa đơn là chứng từ được sử dụng ghi nhận các giao dịch mua bán. Chứng từ quan trọng cần được kiểm soát chính xác đầy đủ, sử dụng trong lập báo cáo tài chính, kê khai thuế doanh nghiệp…

Với sự phát triển của công nghệ số, hóa đơn điện tử ra đời, trở thành giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp, người bán – người mua và cả đơn vị quản lý. Bản chất hóa đơn điện tử là gì? Chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu về hóa đơn điện tử và top 5 nhà cung cấp uy tín.

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không còn xa lạ trong thời đại công nghệ số, với nhiều tính năng nổi bật được ứng dụng. Tuy nhiên, vẫn chưa nhiều người và người làm kinh doanh hiểu rõ về hóa đơn điện tử để sử dụng hiệu quả.

Hóa đơn điện tử là gì?

Trước tiên, bạn cần hiểu về hóa đơn điện tử là gì? Trong tiếng Anh, hóa đơn điện tử là Electronic invoice, viết tắt E-Invoice.

Hóa đơn điện tử là dạng chứng từ được phát hành trên nền tảng công nghệ số, với các dữ liệu, thông điệp về bán hàng, cung cấp dịch vụ… được lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. 

Theo khoản 2, điều 3, Nghị định số 119/2018/NĐ – CP của chính phủ quy định: E-invioce là dạng chứng từ được thể hiện dưới dạng điện tử. E-invioce được khởi tạo, lập thông tin, lưu trữ trên máy tính của các bên, theo quy định của pháp luật trong giao dịch điện tử. 

Lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng E-invioce bởi sự tiện ích của công nghệ số trong quản lý, hạch toán tài chính. Sử dụng E-invioce mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, phải kể đến cụ thể như:

  • Việc xuất hóa đơn điện tủ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cắt giảm các khoản liên quan đến in ấn, vận chuyển, bảo quản hóa đơn giấy.
  • Xuất E-invioce tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong quản lý và sử dụng hóa đơn. Thao tác xuất hóa đơn nhanh chóng, tìm và quản lý trên máy tính dễ dàng, giúp kiểm tra, rà soát hiệu quả.
  • E-invioce có tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn trong việc quản lý, lưu trữ hóa đơn trên không gian mạng.
  • Sử dụng hóa đơn hỗ trợ quá trình thanh toán, giao dịch tốt hơn, nhanh hơn. Với nhiều loại hình gửi hóa đơn tiện lợi: Email, SMS… linh hoạt cho từng doanh nghiệp và khách hàng.
  • E-invioce giảm các vấn đề về mất mát, hư hỏng hóa đơn. Với hóa đơn giấy, việc hư hỏng, thất lạc thường xuyên thường gây phiều toái cho quá trình hạch toán. Nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn chứng từ của doanh nghiệp và cơ quan thuế.
  • Sử dụng E-invioce giảm nạn làm giả hóa đơn chứng từ giấy thường gặp.

Các loại hóa đơn điện tử

E-invioce được sử dụng nhiều cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phục vụ giao dịch, mua bán. Tùy theo từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quy định hóa đơn chứng từ mà hóa đơn điện tử được chia thành nhiều loại, trong đó có:

  • Hóa đơn xuất khẩu – Mẫu E-invioce được sử dụng trong lĩnh vực xuất – nhập khẩu hàng hóa, cung ứng ra thị trường nước ngoài. 
  • Hóa đơn giá trị gia tăng – Loại hóa đơn phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay. Hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán xuất cho bên mua, với % thuế giá trị gia tăng đã được tính vào chi phí thanh toán.
  • Hóa đơn bán hàng trực tiếp – Loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức thực hiện phương pháp nộp thuế trực tiếp, xuất hóa đơn khi cung ứng hóa hóa.
  • Hóa đơn khác – Cụ thể như các loại tem, thẻ, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm…

Ngoài ra, trong quá trình xuất và viết E-invioce, còn có các loại hóa đơn sau:

  • Hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế: Loại hóa đơn được cấp mã xác thực của cơ quan thuế, được cấp trước khi doanh nghiệp hoạt động.
  • Hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế: Loại hóa đơn do doanh nghiệp tự tạo lập, không có mã xác thực của cơ quan thuế.
invoice-la-gi

So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có gì khác biệt?

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn khá phổ biến. Nhiều người băn khoăn về sự khác biệt của E-invioce và hóa đơn giấy như thế nào? Với hình thức phát hành khác nhau, sự khác biệt của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy được thể hiện ở:

  • Ký hiệu và số seri: E-invioce – VC/15E, hóa đơn giấy – VC/15P.
  • Liên: E-invioce không có liên, hóa đơn giấy có 3 liên.
  • Chữ ký xác thực: E-invioce là chữ ký điện tử, hóa đơn giấy ký tay.
  • Hình thức lưu trữ: E-invioce lưu trữ trên máy tính, thiết bị điện tử/ bản cứng, trong khi hóa đơn giấy chỉ được lưu trữ bằng bản cứng.
  • Tra cứu hóa đơn: E-invioce tra cứu nhanh chóng thông qua mạng và thiết bị điện tử, hóa đơn giấy cần tra cứu qua kho khá mất thời gian.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng E-invioce?

Việc chuyển đổi sử dụng E-invioce sẽ có lợi cho doanh nghiệp trong kinh doanh, giao dịch và quản lý các chứng từ. Chính phủ không bắt buộc nhưng khuyến khích các doanh nghiệp đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng mạng nên chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, trước ngày 1/7/2022.

Điều kiện để sử dụng E-invioce, theo quy định tại khoản 2, điều 4, thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể như sau:

  • Doanh nghiệp đủ điều kiện hoặc đang thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
  • Doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng, thiết bị lưu trữ, quản lý E-invioce.
  • Có đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn, trình độ khởi tạo, sử dụng E-invioce.
  • Có chữ ký điện tử theo quy định.
  • Sử dụng phần mềm bán hàng kết nối với E-invioce.
  • Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sao lưu, lưu trữ, bảo mật dữ liệu.

Top 5 nhà cung cấp dịch vụ E-invioce uy tín

Sau khi doanh nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu và điều kiện để chuyển đổi sử dụng E-invioce tử, yêu cầu cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín đảm bảo chất lượng dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật cần thiết. Dưới đây là top 5 nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay.

  • E-invioce ehoadon của tập đoàn VNPT: Đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ E-invioce, với lợi thế cơ sở hạ tầng, giải pháp công nghệ thông tin, bảo mật và truyền dẫn dữ liệu tốc độ cao.
  • E-invioce S-Invoice của tập đoàn Viettel: Hóa đơn S-Invoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn E-invioce theo quy định của bộ tài chính, phù hợp cho doanh nghiệp lớn, nhỏ, tập đoàn quốc tế.
  • E-invioce MeInvoice.vn của Misa: Ưu điểm hóa đơn tương thích với phần mềm kế toán MISA, tự động hạch toán doanh thu, kê khai thuế nhanh chóng.
  • E-invioce của Bkav: Hóa đơn khởi tạo, lập dữ liệu hoàn toàn trực tuyến, tiện lợi không cần cài đặt phần mềm. Tính năng bảo mật cao, thao tác sử dụng đơn giản.
  • E-invioce của FPT: Cung cấp giải pháp tạo lập hóa đơn theo yêu cầu, độ chính xác thông tin cao, hỗ trợ kỹ thuật tiện lợi từ cơ sở hạ tầng của FPT.

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp cho các doanh nghiệp trong tương lai. Với những ưu điểm vượt trội trong xuất hóa đơn, quản lý, sử dụng… Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý , sử dụng hiệu quả với chi phí thấp nhất. Hy vọng chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho bạn đọc hiểu hơn về E-invioce.

Trân trọng cảm ơn!

Công Ty CP. Nef Digital

  • Trụ sở: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
  • VPGD: Tầng 6 -Tòa nhà 272 Nguyễn Lân, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Hotline: 0246655 2266
  • Website: https://nef.vn
  • Email: Admin@nef.vn – Sales@nef.vn