Kiểm Soát Nội Bộ: Xây Dựng Hệ Thống Kiểm Soát Hiệu Quả

Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) vững mạnh đang là nhu cầu cấp thiết của bất cứ một doanh nghiệp nào trong giai đoạn hội nhập.

Bởi nó giúp xác định hiệu quả điều hành và kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy kiểm soát nội bộ là gì? Và làm thế nào để xây dựng nên một hệ thống kiểm soát hiệu quả? Mời quý bạn đọc theo dõi cùng Nef Digital.

Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là việc thiết lập một hệ thống các quy định, thủ tục, quy trình (về tài chính, quản lí, nhân sự, kinh doanh, sản xuất…).

Nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp thông qua kiểm soát rủi ro, giảm lãng phí thất thoát. Đồng thời giúp nâng cao sự minh bạch, tin cậy của các báo cáo tài chính. Đồng thời đảm bảo việc tuân thủ đúng pháp luật hiện hành và nội quy của tổ chức.

KSNB là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp.

Tại sao cần đến kiểm soát nội bộ

  • Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp
  • Giảm bớt rủi ro gian lận, thất thoát với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra.
  • Giảm bớt rủi ro sai sót vô ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty.
  • Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình làm việc của công ty.
  • Ngăn chặn việc phát sinh những rủi ro không đáng có do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
  • Giám sát và kiểm soát những rủi ro phát sinh khi quy mô công ty mở rộng.
  • Tạo sự tin tưởng của các cổ đông. Hệ thống KSNB vững mạnh biểu hiện cho một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh. Và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường định giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp.

Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Để xây dựng nên một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc và hiệu quả, cần xem xét những yếu tố dưới đây:

Môi trường kiểm soát

Mỗi doanh nghiệp trước hết cần có một sơ đồ tổ chức tùy theo ngành nghề và quy mô của mình.

Sơ đồ tổ chức của Công ty luôn cần xác định cụ thể, các vị trí chủ chốt cần rõ ràng, có thể một cấp bậc quản lý có thể quản lý nhiều bộ phận. Hay có những bộ phận chưa có người mà hầu hết vẫn đang còn kiêm nhiệm những việc khác.

Việc này giúp cho việc kiểm soát được dễ dàng hơn rất nhiều khi quy mô công ty bắt đầu mở rộng.

Để xây dựng được một sơ đồ tổ chức công ty phù hợp, tham khảo tại đây.

Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro và kiểm soát nó là một phần không thể thiếu trong hoạt động kiểm soát nội bộ.

Rủi ro của doanh nghiệp thì rất nhiều: rủi ro từ bên ngoài (cạnh tranh, thị trường, luật pháp, đối tác …), rủi ro từ bên trong (nhân sự, công nghệ, tài chính, gian lận, …).

Tất cả các vấn đề trên đều là rủi ro trong nội bộ doanh nghiệp mà các cấp quản lý luôn phải dự đoán trước được. Từ đó, thiết lập các điểm kiểm soát để hạn chế tới mức tối đa rủi ro của doanh nghiệp.

Quy trình quản trị rủi ro - Nef Digital
Quy trình quản trị rủi ro – Nef Digital

Mỗi rủi ro đều có những mức độ ảnh hưởng hoàn toàn khác nhau. Mức độ kiểm soát bạn muốn trong thời gian hiện tại là thế nào tùy vào mức độ rủi ro mà doanh nghiệp tự đánh giá là cao hay thấp. Tuy nhiên, không chỉ riêng các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Đến các doanh nghiệp lớn hơn cũng phải luôn trong trạng thái chuẩn bị và đối phó với nhiều loại rủi ro khác nhau.

Ví dụ như công nợ nhiều không thu hồi được, hàng tồn kho quản lý, sắp xếp lộn xộn. Việc này có thể dẫn tới mất trộm hoặc biển thủ, nhân sự nhiều nhưng mức độ hiệu quả của công việc lại không cao…

Tham khảo nội dung liên quan:

Các hoạt động kiểm soát

Nói tới các hoạt động kiểm soát nội bộ là thường gắn với các bộ quy trình của Công ty, như quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình quản lý hàng tồn kho…

Mỗi doanh nghiệp có thể đưa ra rất nhiều quy trình trong quá trình làm việc. Do đó không thể thiếu những điểm kiểm soát cơ bản (key controls).

Các doanh nghiệp SME thường chỉ cần tập trung vào các điểm kiểm soát cơ bản để có thể xử lý các rủi ro hiện tại, tránh được các tổn thất hiện tại.

Các hoạt động kiểm soát phải tùy thuộc một phần vào nhân lực mà doanh nghiệp có. Cũng như khả năng của các nhân lực mà có cách làm hiệu quả nhất.

Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc và đưa ra phương án tốt nhất dựa trên các nguồn lực có sẵn. Cũng như mong muốn kiểm soát của từng chủ doanh nghiệp.

Hệ thống truyền thông và Thông tin

Kiểm soát nội bộ không thể bỏ qua mảng hệ thống truyền thông và thông tin trong doanh nghiệp

  • Doanh nghiệp bạn đang cần các thông tin cho việc ra các quyết định kinh doanh?
  • Các thông tin, data này có thể lấy từ đâu?
  • Hệ thống báo cáo quản trị, doanh nghiệp sẽ hoạt động thế nào?

Hệ thống truyền thông và thông tin giúp việc thông tin trong doanh nghiệp được truyền đi nhanh chóng đến từng nhân viên. Do đó kiểm soát nội bộ cần bao hàm cả hoạt động kiểm soát hệ thống này.

Hệ thống giám sát và thẩm định

Với các doanh nghiệp SMEs thì việc giám sát thẩm định cũng phải cực kỳ đơn giản. Chưa cần tới thuê ngoài kiểm toán, hay làm phòng kiểm soát nội bộ, tuyển nhân sự kiểm soát nội bộ…

Trước hết là việc giám sát nội bộ, giám sát lẫn nhau của các bộ phận nên được áp dụng sát sao. Đồng thời vai trò kiểm tra kiểm soát của giám đốc/chủ doanh nghiệp cũng rất là quan trọng.

Ngoài ra, các nhân sự kiểm soát sẽ hỗ trợ kiểm tra đột xuất, ví dụ thực hiện các thủ tục sau:

  • Quản lý kiểm quỹ đột xuất
  • Quản lý cho kiểm kho đột xuất, thường sẽ là kiểm vài mặt hàng đột xuất
  • Bộ phận độc lập kiểm tra (ví dụ lấy bên kỹ thuật tham gia kiểm kê cùng kho). Hoặc thuê kiểm toán tham gia kiểm kê hàng cùng cuối năm

Những kiến thức tổng quan về Kiểm soát nội bộ đã được tổng hợp tương đối đầy đủ. Đây chắc chắn rất bổ ích dành cho các cá nhân và doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp SMEs. Chúc các bạn thành công!

Đội ngũ Nef Digital

Trân trọng cảm ơn!

Công Ty CP. Nef Digital

  • Trụ sở: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
  • VPGD: Tầng 6 -Tòa nhà 272 Nguyễn Lân, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Hotline: 0246655 2266
  • Website: https://nef.vn
  • Email: Admin@nef.vn – Sales@nef.vn