KPI Là Gì? Xây Dựng Hệ Thống Chỉ Số KPI Cho Doanh Nghiệp

Thuật ngữ KPI được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp để đánh giá, đo lượng hiệu quả hoạt động của nhân viên, các chiến lược kinh doanh.

Để xây dựng hệ thống chỉ số KPI hiệu quả, phù hợp cho doanh nghiệp, bạn cần hiểu về KPI là gì? Phân loại và đặc trưng các loại KPI như thế nào? Những yếu tố quan trọng để hình thành hệ thống chỉ số KPI phù hợp giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá hiệu quả công việc. 

Hiểu về KPI là gì? Phân loại chỉ số KPI

Chỉ số KPI là gì?

KPI là chỉ số được nhiều doanh nghiệp, đơn vị áp dụng để đánh quản lý các dự án, chiến lược kinh doanh, nhân sự, bán hàng… Chỉ số KPI là viết tắt của từ gì?

Trong tiếng Anh KPI là Key performance Indicator được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc. Hiệu quả hoạt động của một cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp sẽ được thể hiện thông qua các chỉ số định lượng, tỷ lệ… Từ đó phản ánh mức độ hoàn thành công việc chỉ tiêu đề ra.

KPI là công cụ đắc lực để người quản lý thực hiện quản lý, giám sát các chương trình hoạt động cụ thể.

Hoạt động kinh doanh, dự án sẽ có những mục tiêu riêng, yêu cầu cần có một chỉ số được cụ thể hóa nhằm giúp người quản lý đánh giá chính xác về thời gian, năng suất làm việc, năng lực… của nhân viên, một bộ phận cụ thể.

Từ chỉ số KPI, người quản lý sẽ điều chỉnh để có chiến lược kinh doanh, hoạt động phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc.

Phân loại chỉ số KPI

KPI là chỉ số quan trọng, được sử dụng linh hoạt theo từng mục đích khác nhau, nhằm đảm bảo hiệu suất công việc tối ưu. Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng chỉ số KPI khác nhau để đo lường đánh giá.

Phân loại KPI theo bộ phận và mục đích sử dụng:

• KPI kinh doanh là chỉ số được sử dụng để đánh giá hiệu quả của chiến lược kinh doanh dài hạn. Dựa trên các chỉ số kinh doanh mà doanh nghiệp điều chỉnh và xác định được lĩnh vực tăng trưởng chậm.
• KPI tài chính được ban lãnh đạo công ty, bộ phận kế toán tài chính sử dụng, đánh giá khả năng hoạt động mang lại doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Xây dựng KPI phòng kế toán để điều chỉnh hoạt động chi tiêu, cân bằng với thu nhập và lợi nhuận, đánh giá được hiệu quả kinh doanh.
• KPI bán hàng là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của đơn vị bán hàng. Dựa trên số liệu để đánh giá, theo dõi khả năng đạt được mục tiêu từ việc bán hàng, kết quả bán hàng hàng tháng và xác định doanh thu bền vững.
• KPI tiếp thị là chỉ số giúp đơn vị tiếp thị, marketing đánh giá được khả năng thành công, đạt hiệu quả tiếp cận khách hàng trên các kênh truyền thông. Từ đó điều chỉnh chiến lược tiếp thị khách hàng tiềm năng hiệu quả.
• KPI dự án được sử dụng để theo dõi tiến độ dự án, tỷ lệ % đạt được mục tiêu đề ra. Dựa trên chỉ số KPI để đánh giá khả năng thành công của dự án, đáp ứng yêu cầu khách hàng hay không?

Phân loại KPI dựa trên đặc trưng mục tiêu:

• KPI gắn liền với các mục tiêu mang tính chiến lược – Mục tiêu mang tính chiến lược liên quan đến tiền, lợi nhuận, thị phần ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp.
• KPI gắn liền với các mục tiêu mang tính chiến thuật – mục tiêu mang tính chiến thuật là những mục tiêu nhỏ hơn giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với mục tiêu chiến lược. Có thể kể đến như: bán hàng, tiếp cận khách hàng tiềm năng…

Vai trò của KPI với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Mỗi công ty, đơn vị cần xây dựng hệ thống chỉ số KPI đánh giá chính xác. Chỉ số KPI đóng vai trò quan trọng với mỗi doanh nghiệp:

• Chỉ số KPI giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá chính xác được năng lực của mỗi nhân viên. Xây dựng chỉ số KPI phù hợp cho từng bộ phận, phòng ban, đặc trưng công việc… sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Tránh các vấn đề đánh đồng năng lực của nhân viên, đưa ra những nhận định và chế độ quản lý thiếu chính xác.
• Chỉ số KPI hiệu quả giúp doanh nghiệp đánh giá được các chiến lược kinh doanh hiệu quả hay không hiệu quả? Chiến lược có khả thi để tiếp tục hay loại bỏ để tránh mất thời gian, công sức.
• Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp đo lường được hành vi, phân loại khách hàng, từ đó điều chỉnh chế độ chăm sóc khách hàng hiệu quả. Duy trì hoạt động tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ nhằm đạt được mục tiêu chung cho doanh nghiệp. 
• Chỉ số KPI giúp nhà quản lý giúp nhân viên điều chỉnh hoạt động, làm việc, học hỏi thêm kinh nghiệm để đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời KPI cho nhân viên kinh doanh giúp nhân viên định hướng, có mục tiêu và xây dựng làm việc hiệu quả để đạt được yêu cầu.

Xây dựng hệ thống chỉ số KPI như thế nào hiệu quả?

Mỗi doanh nghiệp, hoạt động trong lĩnh vực khác nhau cầu xây dựng hệ thống KPI riêng biệt, phù hợp với đặc trưng công ty.

Các doanh nghiệp cần chú ý xác định mục tiêu riêng, yêu cầu kinh doanh… Để xây dựng hệ thống chỉ số KPI phù hợp. Quy trình xây dựng chỉ số KPI cho doanh nghiệp cơ bản:

• Bước 1: Xác định chủ thể chịu trách nhiệm xây dựng chỉ số KPI. Trong các doanh nghiệp, chủ thể xây dựng KPI sẽ là trưởng các bộ phận, hiểu rõ về đặc trưng lĩnh vực hoạt động, nghiệp vụ, nắm được mục tiêu tổng thể để đưa ra chỉ số KPI cho nhân viên trong bộ phận.
• Bước 2: Xây dựng KPI dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Cần xây dựng chỉ số KPI riêng cho từng bộ phận: kpi nhân sự, kpi bán hàng, kpi kế toán…
• Bước 3: Mô tả nghiệp vụ của từng nhân viên trong công ty. Mô tả chi tiết giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ được giao, lên kế hoạch thực hiện hiệu quả. Đồng thời người quản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động, làm việc của nhân viên, bộ phận.
• Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất KPIs. Trong đó, chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs bao gồm: chỉ số kpi cá nhân dựa trên tiêu chí smart, kpi cho bộ phận dựa trên chức năng nhiệm vụ của phòng ban, xây dựng kỳ đánh giá cho từng chỉ số.
• Bước 5: Xây dựng khung điểm số cho từng kết quản, để đánh giá mức độ hoạt thành công việc. Mỗi chỉ số sẽ có khung điểm số khác nhau cần điều chỉnh phù hợp.
• Bước 6: Thực hiện đo lường, điều chỉnh và tổng kết chỉ số KPI phù hợp. Người quản lý sẽ đo lường kết quả chỉ số KPI đạt được vào cuối tháng, phân loại nhân viên, đồng thời điều chỉnh phù hợp trong tương lai.

Lưu ý, chỉ số KPI không thể áp dụng trong thời gian quá dài, mọi hoạt động sẽ có tăng trưởng và phát triển. Yêu cầu người quản lý cần cập nhật và điều chỉnh chỉ số thường xuyên, theo mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Chỉ số KPI quan trọng, số liệu giúp chính doanh nghiệp đo lường được hiệu quả làm việc, hoạt động của một bộ phận, đơn vị có đạt được mục tiêu yêu cầu hay không. Mỗi lĩnh vực ngành nghề, giai đoạn tăng trưởng, dự án…

Sẽ có yêu cầu chỉ số KPI được xây dựng phù hợp với đặc trưng nhiệm vụ, môi trường. Yêu cầu người quản lý cần có năng lực, hiểu được KPI là gì, quy trình các bước xây dựng hệ thống chỉ số, liên tục điều chỉnh theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là bài viết về KPI là gì? Xây dựng hệ thống chỉ số kpi cho doanh nghiệp. Đội ngũ Nef Digital hy vọng đã cung cấp thêm thông tin nào đó hữu ích cho quý vị. Mọi ý kiến phản hồi hay góp ý xin vui lòng bình luận phía dưới bài viết hoặc liên hệ với Nef Digital.

Trân trọng cảm ơn!

Nef Digital Jsc.,

• VPGD: Số 11, Hà Kế Tấn, Q. Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0246655 2266
• Email:  Sales@nef.vn
• Website: https://nef.vn