Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử chi tiết từ A – Z

Bài viết được Nef Digital chia sẻ case study của CoDX hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử đơn giản, dễ dàng và thuận tiện nhất cho các doanh nghiệp.

Việc triển khai ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn thông tin, tiết kiệm được phần lớn về chi phí, thời gian và nguồn lực. Đồng thời, thực hiện giao kết hợp đồng điện tử cũng là hành động hưởng ứng và áp dụng chuyển đổi số vào quản lý doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để có thể thực hiện ký hợp đồng điện tử? Theo dõi bài viết để xem hướng dẫn chi tiết nhé!

Cách ký hợp đồng điện tử với 3 bước đơn giản, chuẩn 2023

Có rất nhiều loại hợp đồng điện tử khác nhau như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, dịch vụ, dân sự,…

Chung quy, tất cả các loại hợp đồng đều cần có quy trình ký điện tử 3 bước sau đây: Đề nghị giao kết hoặc nhận giao kết hợp đồng điện tử, Thực hiện ký hợp đồng điện tử trên phần mềm trình ký hoặc USB token, Lưu trữ hợp đồng trên phần mềm quản lý điện tử.

Bước 1: Đề nghị giao kết hoặc nhận giao kết hợp đồng điện tử

Sau khi đạt được những thỏa thuận hợp, các bên cần đề nghị giao kết hợp đồng để phân rõ trách nhiệm, quyền hạn để đảm bảo lợi ích cho chính mình. Hợp đồng sẽ xây dựng lên một số ràng buộc nhất định giữa các mối quan hệ.

Khi đó, một bên đề nghị giao kết hợp đồng cần tiến hành:

• Đăng nhập hệ thống phần mềm và tạo hợp đồng điện tử dựa trên nội dung đã thỏa thuận: trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của các bên tham gia.
• Xác định yêu cầu ký: Vị trí ký và chủ thể ký trên hợp đồng.
• Chủ động ký những vị trí của mình và gửi hợp đồng điện tử đến cho đối tác

Nhận lời đề nghị giao kết hợp đồng

• Bên được đề nghị giao kết sẽ nhận email thông báo tự động từ phần mềm tại địa chỉ email đã cung cấp cho bên đề nghị ký hợp đồng.
• Truy cập vào liên kế hợp đồng (không bắt buộc tài khoản đăng nhập), đọc kỹ nội dung hợp đồng.
• Xác nhận đồng ý với giao kết bằng cách thực hiện chữ ký số. Trong trường hợp bên được đề ý thực hiện giao kết không đồng ý với điều khoản trong hợp đồng thì cần phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thảo luận lại để thống nhất lại hợp đồng.

Bước 2: Thực hiện ký hợp đồng điện tử trên phần mềm trình ký 

Hiện nay, hợp đồng điện tử đã có giá trị pháp lý tương tự hợp đồng giấy thông thường. Thay vì đến tận nơi ý trực tiếp, thì giờ đây doanh nghiệp có thể thực hiện ký hợp đồng điện tử online với phần mềm trình ký.

Sau khi bên nhận đồng ý với giao kết hợp đồng thì 2 bên tiến hành ký trên phần mềm trình ký số. Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 cách thức sau đây:

• Ký hợp đồng điện tử bằng USB Token
• Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
• Ký hợp đồng điện tử bằng hình ảnh

Sau khi bên được đề nghị đã hoàn tất việc ký số thì hệ thống sẽ gửi thông báo “thủ tục đã hoàn tất” đến bên tham gia. Hợp đồng điện tử sau khi ký thì không thể sửa đổi.

Việc thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số là hình thức đảm bảo an toàn và cho phép xác định chính xác người thực hiện ký theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Nhờ vậy, các văn bản, hợp đồng điện tử có tính pháp lý cao và ứng dụng nhiều hơn.

Bước 3: Lưu trữ hợp đồng trên phần mềm quản lý tài liệu

Hợp đồng sau khi ký đã có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Doanh nghiệp cần tổ chức quản lý hợp đồng sau ký tập trung và bảo mật trên phần mềm quản lý tài liệu. 

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử trên CoDX Esign

Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý.

Khi sử dụng CoDX eSign, doanh nghiệp có thể ký phê duyệt loại tài liệu điện tử online mọi lúc mọi nơi:

• Ký giao dịch điện tử
• Ký hợp đồng điện tử
• Trình ký phê duyệt nội bộ
• Phê duyệt tự động theo quy trình

Quy trình ký hợp đồng điện tử trên CoDX eSign được thực hiện vô cùng đơn giản chỉ với 5 bước sau đây:

Bước 1: Để thực hiện ký duyệt, người dùng chọn file hợp đồng cần gửi ký duyệt

Bước 2: Chọn hành động tương ứng để thực hiện: Ký – Từ chối – Làm lại

Bước 3: Chọn biểu tượng Ký để thực hiện ký, chương trình sẽ hiển thị hợp đồng trình ký đã được thiết lập vùng ký và chữ ký

Bước 4: Nhấn nút Ký và điền mã OTP để thực hiện ký hợp đồng.

Bước 5: Hợp đồng sau khi được ký duyệt sẽ có trạng thái “Đã duyệt” hoặc “Đang xử lý” nếu cần chuyển sang người kiểm tra/đóng dấu theo quy trình.

Trải nghiệm phần mềm ký hợp đồng điện tử miễn phí CoDX – eSign

Phần mềm ký hợp đồng điện tử CoDX – eSign trên nền tảng đám mây giải quyết được các vấn đề:

• Thiết lập quy trình trình ký theo từng loại tài liệu và không giới hạn số lượng quy trình vận hành, 
• Có thể trình ký bất kỳ tài liệu: Công văn, hợp đồng, hợp đồng lao động, hóa đơn, đề xuất thanh toán, chứng từ kế toán,… 
• Tự động hóa quy trình trình ký và ký duyệt tài liệu mọi lúc, mọi nơi & trên mọi thiết bị.
• Hỗ trợ nhiều loại chữ ký số: chữ ký online, USB token, HSM và chữ ký nội bộ
• Có thể sử dụng hoặc chữ ký công khai hoặc chữ ký số nội bộ theo theo loại tài liệu
• Tích hợp với tất cả phân hệ khác khi có tài liệu cần trình ký

• Phần mềm đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực về chữ ký số, dữ liệu an toàn – bảo mật – tập trung, phân quyền chi tiết đến từng vai trò người dùng:

Nhà quản lý:

• Dashboard tình trạng công việc nhóm/phòng ban
• Công việc cá nhân: Tương tự chức năng của nhân viên
• Giao việc, phân công, xét duyệt, đánh giá kết quả thực hiện
• Xem báo cáo trực quan nhiều dạng
• Truy vấn dữ liệu theo phòng ban hoặc từng cá nhân theo phân quyền

Nhân viên:

• Công việc cá nhân: tạo và sắp xếp công việc mới, cập nhật tình trạng, báo cáo,…
• Dashboard xem nhanh tình trạng công việc
• Thảo luận công việc
• Xem kế hoạch công việc cá nhân

Quản trị viên:

• Thiết lập quy trình xét duyệt, nhóm công việc, dự án, khoảng thời gian, lịch công việc,…
• Tùy biến hệ thống cảnh báo
• Tùy chỉnh các loại báo cáo hiển thị
• Phân quyền tổ chức truy vấn dữ liệu

Hiện tại, CoDX Esign hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 500k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên quản lý 
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Hotline: 1900 25 25 81  |   Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Website: https://www.codx.vn
• Trang cung cấp tin tức và kiến thức quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Thông qua hướng dẫn ký hợp đồng điện tử, hy vọng các đơn vị, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất. Sử dụng phần mềm CoDX eSign là một cách giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, tối ưu chi phí vận hành và tạo nên một quy trình làm việc chuyên nghiệp.

Nếu bạn quan tâm đến Phần mềm ký số – CoDX eSign thì liên hệ ngay 0968 61 23 50 (Zalo) hoặc hotline 1900 25 25 81 để nhận tư vấn nhanh nhất nhé!

Giới thiệu về Nef Digital

Nef Digital là một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ digital marketing. Dưới đây là một số dịch vụ chính của Nef Digital:

1. Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO): Nef Digital cung cấp dịch vụ SEO để giúp các trang web của khách hàng xếp hạng cao trên các trang kết quả tìm kiếm của Google và các công cụ tìm kiếm khác. Điều này giúp tăng lượng truy cập và tăng doanh số bán hàng.
2. Quảng cáo trên Google (Google Ads): Nef Digital cung cấp dịch vụ quảng cáo trên Google để giúp khách hàng hiển thị quảng cáo của mình ở vị trí cao trên trang kết quả tìm kiếm của Google. Điều này giúp tăng lượng khách hàng tiềm năng và tăng doanh số bán hàng.
3. Quảng cáo trên mạng xã hội (Social Media Ads): Nef Digital cung cấp dịch vụ quảng cáo trên mạng xã hội như Facebook, Instagram, và LinkedIn để giúp khách hàng hiển thị quảng cáo của mình cho đúng đối tượng khách hàng mục tiêu.
4. Content Marketing: Nef Digital cung cấp dịch vụ content marketing để giúp khách hàng tạo nội dung hấp dẫn và chia sẻ trên các kênh truyền thông xã hội và trang web của mình. Điều này giúp tăng lượng khách hàng tiềm năng và tăng doanh số bán hàng.

Nef Digital còn cung cấp các dịch vụ khác như thiết kế web, phát triển ứng dụng di động, và phân tích dữ liệu. Công ty cũng cung cấp các giải pháp tùy chỉnh dựa trên yêu cầu của khách hàng.

Mọi yêu cầu xin vui lòng liên hệ qua hotline: 024.6655.2266 hoặc để lại bình luận dưới bài viết.

Trân trọng cảm ơn!