Tìm Hiểu Và Rèn Luyện Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian

Một ngày công bằng có 24 tiếng với tất cả mọi người. Có những người luôn bận rộn, kêu ca rằng mình luôn không đủ thời gian để làm việc.

Team đội Nef Digital đã dành thời gian nhàn rỗi để viết lên những bài viết chia sẻ đến bạn đọc như thế nào? Mời bạn cùng tham khảo các chuyên mục bài viết:

• Cẩm nang SEO
• Cẩm nang website
• Cẩm nang Social
• Cẩm nang Content Marketing
• Cẩm nang Digital Marketing
• Cẩm nang quản trị

Nhưng cũng có những người khác lại luôn thảnh thơi, hoàn thành công việc một cách hiệu quả với hiệu suất đạt được cao hơn. Kỹ năng quản lý thời gian quan trọng với bất cứ ai, đặc biệt với người lãnh đạo có nhiều vấn đề cần giải quyết.

Làm sao để sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả? Chia sẻ dưới đây sẽ mang đến thông tin hữu ích cho bất cứ ai muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.

Tìm hiểu về kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian là vàng – Câu nói nhắc nhở về sự quý giá của thời gian với cuộc sống. Mỗi người đều được ban khoảng thời gian như nhau, để bạn làm việc, sinh hoạt và tùy ý sử dụng theo mục đích riêng.

Quản lý quỹ thời gian như thế nào hiệu quả? Đây là một kỹ năng mềm quan trọng, cần thiết mà bất cứ ai cũng cần học tập và rèn luyện.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là cách bạn lên kế hoạch sử dụng và kiểm soát có ý thức quỹ thời gian. Bạn sẽ sắp xếp công việc theo chuỗi thời gian, phù hợp với đặc trưng và yêu cầu của mỗi người.

Việc sử dụng thời gian một cách có chủ đích, thay vì chờ việc đến rồi mới xử lý, không có kế hoạch cụ thể.

Kỹ năng quản lý thời gian là một năng lực được rèn luyện theo thời gian. Mỗi người sẽ có cách sử dụng thời gian khác nhau, giúp công việc được hoàn thành và thời gian được tối ưu phù hợp.

Quản lý thời gian là kỹ năng mềm quan trọng cho tất cả mọi người, giúp cuộc sống được sắp xếp hợp lý, tối ưu và hoàn thiện hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn vận hành công việc, cuộc sống một cách thuận lợi. Hiệu quả quản lý thời gian tốt hay không sẽ dựa trên việc đánh giá năng suất, chất lượng công việc mà không đánh giá theo thời gian nhanh hay chậm.

Vì sao bạn cần kỹ năng quản lý thời gian?

Kỹ năng quản lý thời gian được nhắc đến nhiều trong cuộc sống. Nhiều khóa học, sách báo hướng dẫn việc quản lý thời gian như thế nào hiệu quả. Vậy, việc sử dụng thời gian hợp lý, tối ưu đóng vai trò như thế nào trong cuộc sống của chúng ta?

• Kỹ năng quản lý thời gian hợp lý giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Người có kỹ năng quản lý sẽ sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, tạo nên chuỗi sự kiện cần thực hiện một cách logic. Việc xử lý công việc ưu tiên sẽ giúp bạn không quá vội vàng, cuộc sống và công việc hàng ngày thuận lợi mà không gặp vấn đề quá gấp gáp, chậm deadline hay không hoàn thành nhiệm vụ quan trọng. Hiệu quả công việc được nâng cao, với cùng 1 khoảng thời gian.
• Sử dụng thời gian hợp lý, công việc được xử lý kịp thời sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cuộc sống, áp lực và căng thẳng. Kiểm soát thời gian bằng cách xử lý công việc quan trọng trước, bạn sẽ không cần quá lo lắng đến deadline, tinh thần thoải mái để việc còn lại. Sắp xếp thời gian hợp lý, giúp bạn không bị cập rập, không quá bận bịu, luôn có thời gian cho bản thân.
• Sắp xếp công việc theo chuỗi thời gian một cách hợp lý, giúp mọi vấn đề được giải quyết nhanh chóng hơn so với những người bị động. Bạn sẽ luôn chủ động sử dụng thời gian của mình, không cần chạy kịp deadline. Khoảng thời gian rảnh rỗi sẽ là lúc bạn phục vụ sở thích và công việc yêu thích: đọc sách, tập thể dục, nghiên cứu chứng khoán, nấu những món ăn mới…
• Rèn luyện quản lý và sử dụng thời gian hợp lý sẽ tạo cho mỗi người thói quen tốt trong cuộc sống. Việc trì hoãn, lười nhác, không chủ động… sẽ không còn nữa, thay vào đó là tinh thần năng động, tỉnh táo hơn để hoàn thành mọi việc trong trạng thái tốt hơn. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được những mục tiêu cá nhân.
• So với những người thụ động trong sắp xếp công việc, không chủ động thì những người quản lý thời gian tốt luôn thảnh thơi, nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Việc hoàn thành một chuỗi công việc nào đó sẽ trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều với công sức bỏ ra ít hơn. Tối ưu sắp xếp công việc và thời gian sẽ giảm bớt các khoảng thừa, lúc mà bạn phải chạy đôn, chạy đáo cật lực để cố gắng xử lý công việc. Thời gian nhiều, nhiều ý tưởng nảy ra giúp công việc được hoàn thành tốt hơn.

Một số bí quyết để quản lý thời gian hiệu quả cho người bận rộn

Với người quản lý, khối lượng công việc lớn thì kỹ năng quản lý thời gian tốt rất quan trọng, tối ưu công việc và cuộc sống. Dưới đây là một số gợi ý hiệu quả giúp bạn cải thiện việc sắp xếp và sử dụng thời gian một cách hiệu quả, dù khối lượng công việc lớn.

Lập danh sách to-do-list

Lên danh sách chi tiết công việc cần giải quyết trong ngày hoặc trong khoảng thời gian nhất định. Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn hình dung khối lượng công việc cần làm, tránh lãng quên những việc quan trọng.

Việc ghi chép giúp bạn giữ tinh thần làm việc tốt, hoàn thành đúng kế hoạch, thấy rõ những vấn đề cần thực hiện. 

Sắp xếp công việc trong ngày theo thứ tự ưu tiên

Danh sách dài những công việc cần thực hiện nhưng bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Việc sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, phân loại sẽ giúp bạn dễ dàng biết công việc nào cần được xử lý trước tiên.

Việc xác định thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn không bao giờ bị chậm deadline, công việc hoàn thành xuất sắc và có thời gian riêng để nghỉ ngơi.

Bạn nên phân loại công việc theo 4 nhóm chính sau:

• Công việc cấp bách, quan trọng cần được ưu tiên xử lý trước nhất.
• Công việc quan trọng nhưng chưa cấp bách được ưu tiên xử lý tiếp theo.
• Công việc cấp bách nhưng không quá quan trọng sẽ được sắp xếp xử lý ở vị trí ưu tiên thứ 3.
• Công việc không cấp bách và cũng không quan trọng sẽ là nhóm xử lý cuối cùng sau khi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trên.

Lên kế hoạch để xử lý công việc 

Đây là việc bạn định hướng cách giải quyết cho các nhiệm vụ quan trọng hay thứ yếu.

Việc lên kế hoạch xử lý, hướng giải quyết, sẽ giúp bạn bước vào ngày mới một cách thuận lợi, biết cách bắt đầu như thế nào. Chuẩn bị ngày mới với kế hoạch và hướng dẫn giải quyết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn.

Tuân thủ nguyên tắc và thôi trì hoãn

Xây dựng bản kế hoạch, danh sách to-do-list bạn cần tuân thủ kế hoạch đã đặt ra. Nhiều trường hợp, sẽ có những vấn đề phát sinh, những lời mời gọi khiến bạn phá vỡ các nguyên tắc. Tuy nhiên, để hoàn thành công việc bạn cần biết cách ưu tiên.

Thôi trì hoãn là việc cần thiết nên thực hiện. Khi bắt đầu một công việc sẽ có hàng tá lý do để khiến ta trì hoãn và không bao giờ có thể thực hiện được. Do vậy, bạn cần gạt bỏ các lý do và bắt đầu thực hiện ngay theo kế hoạch.

Nâng cao kỹ năng tập trung trong quá trình làm việc

Với bất cứ công việc gì cũng cần sự tập trung, tinh thần và bộ óc để xử lý vấn đề một cách hiệu quả. Không nên xử lý quá nhiều vấn đề cùng lúc, tránh việc tham công tiếc việc. Mất tập trung sẽ khiến bạn thực hiện kế hoạch không hiệu quả. 

Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu loạn công việc, khiến bạn mất tập trung: tắt facebook, mạng xã hội, làm việc trong văn phòng yên tĩnh, chuẩn bị đầy đủ dụng cụ trước khi làm việc…

Với bất cứ ai, quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết và quan trọng nâng cao chất lượng cuộc sống, công việc. Dù là sếp hay nhân viên, chị em nội trợ hay học sinh sinh viên… Cần rèn luyện kỹ năng quản lý và sử dụng thời gian một cách hợp lý nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Công Ty CP. Nef Digital

• VPGD: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0246655 2266
• Email:  Sales@nef.vn
• Website: https://nef.vn