Làm Việc Nhóm – Áp Dụng 4.0 Như Thế Nào?

Trong thời đại của số hóa, làm việc nhóm vẫn là hình thức làm việc được xem trọng. Không chỉ đơn giản vì “anh chơi một mình thì anh… chết” mà còn vì đi cùng nhau thì mới đi xa và phát triển bền vững được.

Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là trong giai đoạn xã hội đang dần chuyển mình với chuyển đổi số. Làm việc nhóm sẽ phải thay đổi như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất?

Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là một nhóm người cùng nhau nhìn nhận, giải quyết vấn đề nào đó để đạt được mục tiêu chung. Họ làm việc với nhau, tương tác qua lại thường xuyên; hỗ trợ lẫn nhau, phân chia công việc rõ ràng dựa trên những quy tắc, ràng buộc cụ thể của nhóm. 

Vì sao phải làm việc nhóm?

Tục ngữ có câu:

“Một cây làm chẳng nên non
Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”

Ý câu nói muốn nhắn gửi rằng: Một cây thì lẻ loi, yếu ớt, mong manh. Nhưng nhiều cây mọc chụm lại san sát, chen chúc nhau sẽ tạo nên một khóm cây, rồi một rừng cây vững chãi. Khi đó sẽ có thể hiên ngang đứng trước bão táp, phong ba. 

Trong cuộc sống và công việc, có những việc bạn chẳng thể làm một mình, cần đến sự hợp tác của một nhóm để có thể cùng nhau giải quyết vấn đề đó. Mọi người cùng hợp sức tạo nên sức mạnh tập thể, từ đó tạo nên những giá trị lớn lao mà chẳng một cá nhân nào làm được. 

Bên cạnh đó, làm việc nhóm còn là cách để tổ chức, doanh nghiệp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc thông qua việc phân chia mỗi người một nhiệm vụ.

Làm việc nhóm là cách mỗi cá nhân nhìn nhận, đánh giá và bỏ qua sai sót cho nhau. Đồng thời làm việc nhóm giúp mọi người học hỏi những kỹ năng mềm từ đồng đội. Từ đó đem lại những kết quả tuyệt vời.

Lợi ích của làm việc nhóm

Làm việc nhóm mang lại nhiều lợi ích cho chính những cá nhân tham gia. Vì vậy hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã thực hiện việc chia nhóm ra làm việc. Vừa để dễ dàng quản lý, vừa để nhân viên phát huy năng lực. 

#1. Truyền cảm hứng cho nhau

Trong quá trình bàn bạc, thảo luận, đóng góp ý kiến; tinh thần làm việc của người này sẽ giúp khuấy động tinh thần của người khác. Qua đó các thành viên tìm được nguồn cảm hứng cho chính mình. Có những đóng góp hay cho cả nhóm.

#2. Thúc đẩy sự sáng tạo

Qua những gợi ý từ ý kiến của người này sẽ giúp người khác nảy sinh ra những điều hay ho, mới mẻ hơn. Mỗi người đưa ra một ý kiến, thì nguồn thông tin và ý tưởng của nhóm sẽ trở nên đa dạng, phong phú. Từ đó có nhiều lựa chọn để đưa ra quyết định cuối cùng.

#3. Giải quyết vấn đề nhanh hơn

Làm việc nhóm là cách để mọi người phát huy năng lực của bản thân. Khi được làm đúng với điểm mạnh của mình và không bị chi phối bởi phần việc khác thì mỗi cá nhân đều giải quyết dễ dàng và nhanh chóng nhiệm vụ được giao.

#4. Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp 

Thường thì qua những buổi họp nhóm, mọi người đều phải đóng góp ý tưởng để giải quyết vấn đề. Qua quá trình nêu ý kiến, chất vấn, tương tác với các thành viên khác là cách để mọi người rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt hơn.

#5. Học cách thỏa hiệp, thương lượng 

Khi làm việc nhóm sẽ xảy ra nhiều vấn đề, mỗi người một ý, không ai giống ai. Vậy để người khác đồng ý với quan điểm của mình. Mỗi người cần phải có kỹ năng thuyết phục, kiên nhẫn lắng nghe đóng góp của người khác. 

Làm việc nhóm thế nào cho hiệu quả?

Tùy vào cách nhìn nhận của mỗi người, có thể làm việc nhóm là rất dễ, nhưng cũng có thể là rất khó. Đối với một người quản lý, một trưởng nhóm (leader team), vận hành một đội nhóm làm việc hiệu quả không phải là việc đơn giản.

Đặt trong môi trường lớn hơn như doanh nghiệp, việc làm việc nhóm hiệu quả còn ảnh huởng đến quyền lợi của mỗi cá nhân và cả tổ chức. Chất lượng và hiệu quả của làm việc theo đội còn là tiêu chí để đánh giá năng lực của một nhóm nhân sự.

Bởi vậy, muốn một đội làm việc hiệu quả, một nhóm làm việc cần có những yếu tố sau: 

#1. Làm việc nhóm hiệu quả cần có nhóm trưởng mẫu mực

Sau khi thành lập nhóm, các thành viên cần bầu ra người tiêu biểu nhất để làm người dẫn đầu (leader team). Nhóm trưởng là một người giữ vai trò quan trọng vì vị trí này liên quan đến các thành viên khác, góp phần vào thành công của nhóm. Nhóm trưởng (LT) cần phải làm tốt những yêu cầu sau.

Phân chia công việc hợp lý 

Nhóm trưởng cần phân chia công việc đảm bảo tính công bằng, hợp lý. Phân công công việc cần phải rõ ràng cụ thể với trách nhiệm từng cá nhân trong nhóm dựa vào điểm mạnh, yếu của từng cá nhân. Có như vậy mỗi cá nhân mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Là người giám sát, tổng hợp và báo cáo

Việc giám sát quá trình làm việc của từng cá nhân để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Bên cạnh quá trình kiểm tra giám sát, nhóm trưởng phải tổng hợp kết quả của cả nhóm. Và việc báo cáo lên cấp trên cũng đều được thực hiện bởi người đứng đầu. 

LT có tầm nhìn, trách nhiệm

Người nhìn xa trông rộng là người luôn biết nắm bắt thời cơ. Luôn đem lại cho các thành viên những cơ hội để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Người luôn can đảm nhận nhiệm vụ về mình nếu có lỗi xảy ra. Đồng thời tìm hướng khắc phục vấn đề. 

Là người kết nối các thành viên lại với nhau

Người trưởng nhóm phải kết nối được các thành viên lại với nhau; bằng cách thường xuyên tổ chức cuộc brainstorm, trao đổi. Thường xuyên tương tác với team tạo sự gần gũi. Giúp mọi người có cơ hội gặp gỡ, tìm hiểu nhau; tránh xảy ra mâu thuẫn, xung đột để rồi ảnh hưởng đến kết quả của cả nhóm.

Tự tin là yếu tố không thể thiếu của LT

Tự tin là yếu tố cần để đứng đầu một tổ chức. Phải tự tin mới có khả năng đưa ra ý kiến và thuyết phục người khác nghe theo ý mình. Đồng thời nhận được sự tôn trọng của các thành viên trong nhóm.

Biết đồng cảm

Người lãnh đạo giỏi không phải là người độc đoán; bắt người khác phải tuân theo mệnh lệnh của mình. Mà là người phải biết đặt mình vào vị trí của người khác để thông cảm, chia sẻ cho họ. Có vậy công việc mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao. 

Bên cạnh những yêu cầu về người nhóm trưởng. Mỗi thành viên trong nhóm đều phải rèn luyện những kỹ năng như thế. Ngoài ra phải đáp ứng được những nguyên tắc sau. Có như vậy thì đội nhóm mới lớn mạnh và phát triển được. 

#2. Làm việc nhóm hiệu quả cần có mục tiêu chung 

Ý tưởng được hình thành bởi 1 người hoặc do nhiều người đề xuất. Khi đã đưa ra được ý tưởng rồi thì mọi người trong nhóm đều phải nhận thức rõ vấn đề, bám sát vào vấn đề để giải quyết nó một cách hiệu quả nhất.

#3. Có sự lắng nghe, thấu hiểu giữa các thành viên trong nhóm

Có ý kiến cho rằng: “Lắng nghe tốt quan trọng hơn giao tiếp tốt”. Ở đây không phủ nhận khả năng giao tiếp tốt; mà là muốn nói, việc lắng nghe trong làm việc nhóm cực kỳ cực kỳ quan trọng. 

Đối với một nhà quản lý, việc không thể lắng nghe ý kiến của người khác có thể được xem là những vết nứt rạn đầu tiên của một công trình lớn. Tuy ban đầu chỉ là vết nứt nhỏ nhưng theo thời gian, khi vết nứt lớn lên sẽ làm đổ vỡ một đội nhóm.

#4. Tôn trọng ý kiến của nhau giúp làm việc nhóm hiệu quả

Như mọi người vẫn thường nói rằng: “Chín người mười ý”. Ý nói khi càng nhiều người thì càng nhiều ý kiến.

Nhưng không phải những ý kiến ấy lúc nào cũng đồng nhất. Có những ý kiến trái chiều, có những ý kiến ngang chiều. Việc thống nhất đưa ra phương án chung  là điều rất quan trọng đối với đội nhóm.

Những bất cập có thể gặp phải khi làm việc nhóm

Khi bắt tay và cùng nhau làm việc, mỗi đội nhóm sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro, khó khăn trong quá trình thực hiện. Những vấn đề nội bộ nhóm có thể gặp phải như:

#1. Làm việc thiếu ý thức 

Trên thực tế, có rất nhiều cá nhân chỉ biết nghĩ tới lợi ích của cá nhân mà thiếu ý thức trong khi làm việc nhóm. Thường xuyên mắc lỗi như: Không tham gia các buổi thảo luận, đi muộn; thiếu đóng góp, không xây dựng ý tưởng, ỷ lại cho các thành viên khác. Nhiều lúc những lỗi ấy của từng cá nhân mà người nhóm trưởng cũng khó có thể kiểm soát hết được. 

#2. Tốn kém thiết bị

Đối với nhóm có quy mô nhỏ, trong quá trình làm việc cần chuẩn bị nhiều giấy tờ, hồ sơ. Đối với đội nhóm có quy mô lớn hơn như doanh nghiệp còn cần đầu tư đến phòng ốc, trang thiết bị, máy móc; mua sắm càng nhiều thì càng tốn kém.

Việc vận hành một đối nhóm lâu dài cũng dễ khiến phát sinh những khoản phụ phí để duy trì hoạt động.

#3. Khó quản lý và bảo mật thấp

Giấy tờ làm việc là tài liệu quan trọng nhất trong cách làm việc nhóm kiểu truyền thống. Tài liệu thường đóng thành từng bộ hồ sơ. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình kiểm soát, quản lý. Vì vậy, lỡ đánh mất sẽ không đảm bảo được tính bảo mật. 

Đối với những nhóm làm việc chủ yếu bằng phương thức online, nếu không cẩn thận, dữ liệu mang tính bảo mật cao của nhóm rất dễ bị xâm nhập và bị lấy cắp.

#4. Hạn chế về khả năng tiếp cận thông tin

Khi hình thành một đội nhóm, việc mỗi thành viên cần được tiếp nhận thông tin và tham gia xây dựng là điều rất cần thiết. Nếu không có sự hỗ trợ của internet với nhiều website có tính năng họp online thì việc họp nhóm và phổ biến kế hoạch cũng là một vấn đề nan giải.

Ở vị trí là người quản lý, việc tiếp cận thông tin và cập nhật tình hình làm việc của các thành viên, nhân sự còn là điều tối quan trọng. Không chỉ sắp xếp công việc hợp lý, việc kiểm soát tiến độ làm việc của mỗi thành viên, mỗi nhiệm vụ cũng là điều cần phải làm.

Với việc đánh giá và đo lường hiệu quả công việc, leader team có thể suy nghĩ về việc áp dụng các công cụ hỗ trợ việc quản lý nhiệm vụ, quản lý công việc.

Hạn chế khó khăn khi vận hành nhóm bằng công cụ

Với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là trong giai đoạn xã hội đang dần chuyển mình với chuyển đổi số. Muốn phát triển và đạt hiệu quả công việc cao thì làm việc nhóm cần ứng dụng phần mềm quản lý công việc theo mô hình nhỏ. Áp dụng 4.0 vào làm việc nhóm sẽ giải quyết phần lớn những khó khăn gặp phải khi làm việc theo cách truyền thống.

Tiết kiệm thời gian trong việc quản lý

Nhờ sự góp mặt của phần mềm quản lý công việc mà người đứng đầu có thể dễ dàng phân chia nhiệm vụ, giám sát quá trình làm việc của cả nhóm. Cho phép người dùng làm việc với nhau ở mọi lúc mọi nơi chỉ cần kết nối internet. 

Lưu trữ thông tin tốt

Việc lưu trữ thông tin diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm với lưu lượng khủng. Cũng nhờ hệ thống phần mềm mà những vấn đề liên quan tới cháy nổ, mất cắp… sẽ không gây ảnh hưởng đến dữ liệu.

Nâng cao hiệu quả công việc

Phần mềm quản lý giúp quy trình giao việc, duyệt công việc tiến hành nhanh hơn. Các thành viên trong nhóm sẽ làm và nộp sản phẩm đúng hạn nhờ deadline trên phần mềm. 

Nắm rõ tiến độ công việc

Các tính năng có trong phần mềm cho phép người quản lý cũng như các thành viên nắm rõ quy trình và cách thức thực hiện công việc quy định trên phần mềm. Ngoài ra còn kiểm soát được khối lượng công việc để tránh tình trạng quá tải. 

Có thể điều khiển từ xa

Phần mềm giúp cho người quản lý có thể kiểm tra được chất lượng công việc, thái độ làm việc của các thành viên. Kiểm soát được giờ vào – ra của tất cả mọi người. Từ đó dễ dàng đánh giá chất lượng làm việc. 

Tính linh động của việc giao nhận nhiệm vụ cao

Phần mềm quản lý công việc cho phép người đứng đầu giao nhiệm vụ cho thành viên dễ dàng. Nộp sản phẩm ngay trên phần mềm giúp việc tổng hợp và báo cáo diễn ra nhanh gọn.

Chi phí vận hành thấp

Một trong những ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc là chi phí thấp. Chi phí này tùy vào nhu cầu về phần mềm quản lý của nhóm. Nhưng hoạt động với mô hình nhỏ thì chi phí sẽ không đáng kể khi so sánh với những lợi ích mà nó mang lại.

Câu hỏi thường gặp

Từ những phân tích trên ta có thể thấy làm việc nhóm là kỹ năng rất cần thiết. Qua đó cũng đề cao việc áp dụng phần mềm quản lý công việc theo mô hình nhỏ vào làm việc nhóm. Đây là điều tất yếu trong thời buổi công nghệ.

Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc! 

Xin trân trọng cảm ơn!

Công Ty CP. Nef Digital

• Trụ sở: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 02466552266
• Website: https://nef.vn
• Email: Admin@nef.vn