Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Việc lập kế hoạch kinh doanh chi tiết là cần thiết trước khi bạn nghĩ đến công việc kinh doanh. Đừng vội nghĩ đến việc bạn sẽ kiếm được bao nhiêu tiền, trước khi có cho mình một kế hoạch kinh doanh hiệu quả.

Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh là những mô tả về doanh nghiệp mà bạn sắp lập ra, là một bản kế hoạch về cách điều hành và phát triển doanh nghiệp. Bản kế hoạch đó tập hợp tất cả các hoạch định từ công tác chuẩn bị của bạn, nó bảo đảm cho bạn đi gần sát hầu hết mọi khía cạnh của công việc ngay từ khi bắt đầu.

Kế hoạch kinh doanh còn nêu ra những bước đi căn bản cho việc thương lượng với ngân hàng và thương lượng với những mối quan hệ kinh doanh trong tương lai, để có thể thuyết phục họ cấp tín dụng hay cấp một món vay.

Có kế hoạch kinh doanh rõ ràng còn giúp cho bạn thuyết phục được gia đình, bạn bè, cha mẹ về một kế hoạch khởi nghiệp nghiêm túc của chính mình.

Hãy tuần tự làm theo các đề mục này và bạn sẽ xây dựng được kế hoạch kinh doanh của mình từng bước một. Chúc may mắn!

Nội dung kế hoạch kinh doanh

Một kế hoạch kinh doanh trọn vẹn mà chúng tôi đưa ra, bao gồm 12 hạng mục sau:

• Thông tin cơ sở
• Bảng tóm lược
• Khái niệm kinh doanh
• Nguồn vốn cá nhân và những mục tiêu muốn đạt tới
• Dịch vụ hay Sản phẩm
• Thị trường
• Kế hoạch tiếp thị và bán hàng
• Tổ chức và quản trị doanh nghiệp
• Kế hoạch phát triển doanh nghiệp
• Ngân sách
• Những yêu cầu về tài chính
• Phụ chú

1. Thông tin cơ sở

Người đọc bản kế hoạch kinh doanh của bạn rất muốn biết bạn là ai. Khi xem, họ sẽ mang một ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên vào thông tin chi tiết về bạn:

• Tên (một hay nhiều) chủ sở hữu
• Địa chỉ liên lạc
• Số điện thoại
• Email
• Ngày sinh
• Trình độ học vấn
• Nhiệm vụ của công việc hiện tại của bạn là gì

2. Bảng Tóm Lược

Bảng tóm lược chỉ nên mô tả ngắn gọn về loại hình kinh doanh bạn muốn làm và nêu bật mục đích của việc kinh doanh ấy. Bảng tóm lược phải chứa đựng những thông tin chính, quan trọng nhất của kế hoạch kinh doanh.

Xếp bảng tóm lược ở phần đầu của kế hoạch kinh doanh, nhưng hãy soạn bảng tóm lược sau khi xong hết các phần khác. Bảng tóm lược cần bao gồm:

• Bạn là ai/ hay các bạn là những ai?
• Doanh nghiệp sẽ sản xuất sản phẩm gì?
• Đối tượng khách hàng, và gồm có bao nhiêu?
• Doanh thu cho năm đầu tiên?
• Lợi nhuận thu được trong năm đầu?
• Nhu cầu về nguồn vốn?

3. Khái niệm kinh doanh

Chỉ được coi là một ý tưởng kinh doanh hay, nếu nhờ đó bạn có thể kiếm được ra tiền đáng kể, đủ để gia đình bạn và bạn sống một cuộc sống tốt, xứng đáng.

Một khi bạn có được ý tưởng ban đầu, thường là phải mất nhiều lần điều chỉnh và phát triển ý tưởng đó lên để nó mới trở thành một ý tưởng mang tính thương mại. Nếu ý tưởng của bạn chưa chuyển thành ý tưởng thương mại được thì khi đó chưa nên khởi nghiệp.

Dưới đây là các đề tài giúp bạn phát triển được ý tưởng của mình:

• Ý tưởng kinh doanh của bạn (hay là lý do sống còn, lý do tồn tại)
• Mô tả thật ngắn gọn về loại hình kinh doanh và sản phẩm của nó (Elevator pitch)
• Đối tượng khách hàng:
• Kinh doanh của bạn có gì đặc biệt hơn khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh

Nguồn vốn cá nhân và những mục tiêu muốn đạt đến

Bạn có nguồn vốn nào để làm kinh doanh? Bạn là ai, người sẽ mang tính năng động và sức lực của mình làm giàu cho doanh nghiệp? Sau đây là vài điểm gợi ý giúp bạn việc trong thẩm định mình:

• Điều kiện gia đình của bạn
• Kinh tế hiện tại của bạn
• Bí quyết làm ra sản phẩm hay dịch vụ của bạn
• Điểm yếu của bạn trong quan hệ làm ăn
• Nhiệm vụ của bạn trong kinh doanh
• Viễn cảnh tương lai cho tầm cỡ doanh nghiệp của bạn

4. Sản phẩm/ Dịch vụ

Nguồn sống cho công việc kinh doanh nhất định là chính sản phẩm hay dịch vụ bạn muốn làm. Do vậy rất quan trọng để phân tích đủ mọi khía cạnh về sản phẩm hay dịch vụ này. Doanh nghiệp của bạn gồm những sản phẩm/ mặt hàng/ dịch vụ sau đây:

1. Điểm khác nhau giữa sản phẩm/ mặt hàng/ dịch vụ của bạn so với đối thủ cạnh tranh
2. Tần suất mua sắm hay tuổi thọ sản phẩm
3. Tính toán chi phí cho sản phẩm/ dịch vụ

Tính toán chi phí cho sản phẩm/ dịch vụ:

– Giá bán sản phẩm chưa thuế

– Thuế đánh trên sản phẩm

• Giá thành của sản phẩm

• Chi phí chuyên chở hay phí hải quan = Lợi nhuận biên tế

– Giá sản phẩm:

• Giá bán ra
• Giá trên thị trường

– Tên của các nhà thầu

– Loại hình phân phối sản phẩm

– Tên hiệp hội thương mại

– Các doanh nghiệp khác/ nhà thầu trong giao dịch thương mại

– Tổng số

– Dự báo nguồn cung sản phẩm ra thị trường

5. Thị trường

Khi đã quyết định kinh doanh sản phẩm/ dịch vụ nào, điều kế tiếp là xác định ai sẽ là khách hàng tiềm năng tại thị trường nội địa của mình. Bạn phải làm việc này trước khi tiến hành các hoạt động tiếp thị sản phẩm.

Hãy nghiên cứu kỹ về thị trường cho sản phẩm của mình và xem việc đó như là phần chìm trong nước của một tảng băng. Các công tác in tờ rơi, danh thiếp, quảng cáo hay đại loại là phần nhỏ trong quy trình tiếp thị.

Để làm tốt công tác tiếp thị, cần phải có kiến thức đầy đủ sâu sắc về thị trường và đối tượng khách hàng mà bạn muốn nhắm tới:

– Mẫu khách hàng cá nhân tiêu biểu:

• Nam giới hay nữ giới
• Độ tuổi
• Mức học vấn
• Nghề nghiệp
• Lối sống

– Mẫu khách hàng kinh doanh tiêu biểu:

• Thuộc loại hình kinh doanh nào:
• Tầm cỡ kinh doanh / số lượng nhân viên
• Độ tuổi
• Số lượng

– Giới hạn địa lý:

• Nhắm thị trường nội địa
• Nhắm thị trường nước ngoài

– Số thực tế của các mẫu khách hàng

– Mức tiêu thụ trung bình bằng tiền mặt (tính trên mỗi khách hàng)

– Các đối thủ cạnh tranh quan trọng

– Các tham số cạnh tranh chính trên thị trường

– Đánh giá các khả năng trên thị trường cho công việc kinh doanh của bạn

– Mối đe dọa

6. Kế hoạch tiếp thị và bán hàng

Hy vọng rằng bạn rất thực tế và cụ thể khi làm bảng mô tả thị trường cho sản phẩm của mình. Càng thực tế và cụ thể chừng nào thì nó giúp cho công việc tiếp thị và bán hàng của bạn dễ chừng nấy.

Nếu bạn biết được chính xác đối tượng khách hàng nào bạn muốn tiếp cận, bạn sẽ dễ chọn phương án tối ưu cho công tác marketing.

Các công tác tiếp thị và bán hàng có thể tiến hành ngay khi bắt đầu:

Công tác nào cần hoàn thành? Bằng cách nào? Đối tượng là ai? Khi nào tiến hành? Giá cả ra sao?

• Gửi thư trực tiếp
• Gửi qua Internet
• Đến tận nhà
• Bán hàng qua điện thoại
• Đăng quảng cáo
• Công bố
• Tài liệu giới thiệu, thuyết minh
• Hội chợ thương mại
• Các hình thức quảng cáo khác
• Chi phí hàng năm cho công tác tiếp thị
• Hoạt động thị trường mở
• Giá cả

Ngoài các công tác marketing và bán hàng, bạn cần sự chuẩn bị cho:

• Quan hệ công chúng (PR) vào lúc khai trương
• Phương tiện truyền thông đại chúng liên quan
• Người liên hệ
• Thông cáo báo chí

7. Tổ chức và quản trị doanh nghiệp

Bạn hãy mô tả ở đây doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động thế nào. Phải kể đến các chi phí thành lập, trang thiết bị và điều hành doanh nghiệp.

– Tên doanh nghiệp/ địa chỉ/ số điện thoại/ số fax/ email/ địa chỉ trang web

– Tư cách pháp nhân của doanh nghiệp

– Tên những chủ doanh nghiệp

– Ngân hàng giao dịch

– Kế toán công ty

– Chính sách kinh doanh:

• Chính sách về giá
• Chính sách chiết khấu phần trăm
• Phương thức thanh toán
• Dịch vụ bảo đảm
• Dịch vụ cho sản phẩm
• Chính sách về nhân sự

– Quy trình cho công tác quản trị hành chính – kế toán hàng ngày:

• Công tác sổ sách kế toán hàng ngày
• Thanh quyết toán thuế hàng hóa
• Thiết lập tài khoản
• Theo dõi công nợ
• Quyết toán lương
• Báo cáo kế toán hàng quý
• Đặt hàng
• Liên lạc thư tín với khách hàng và các mối quan hệ kinh doanh
• Việc tiếp nhận điện thoại

– Việc đăng ký bảo hiểm

– Tên công ty bảo hiểm

– Chi phí

– Đối tác kinh doanh/ nhà tư vấn

8. Công tác Nghiên cứu và Phát triển

Thường không phải dễ để nghĩ về một chiến lược kinh doanh hay một kế hoạch dài hạn trước khi bạn khởi nghiệp.

Những điểm mạnh của một nhà kinh doanh là có khả năng dự báo thị trường và phác thảo những bước đi thích hợp, rộng mở hơn cho công việc kinh doanh, nó sẽ khác hẳn doanh nghiệp lúc mới vừa thành lập:

• Diện mạo của doanh nghiệp của bạn trong năm đầu và 3 năm sau đó
• Sản phẩm hay dịch vụ của bạn trong năm đầu và 3 năm sau đó
• Sản phẩm hay dịch vụ của bạn là như thế nào trong năm đầu và 3 năm sau đó
• Lượng khách hàng trong năm đầu và 3 năm sau đó
• Dự báo tình hình tài chính cho năm thứ 3 và năm thứ 4
• Những mục tiêu khác cho doanh nghiệp của bạn

9. Ngân sách

Ngân sách là thực tế cần có để trang trải khi sản xuất ra một sản phẩm, hay nói cách khác là bạn phải có những con số tài chính trong bảng kế hoạch của mình. Công việc của bạn càng cụ thể bằng những con số thì càng dễ dự thảo ngân sách cần có.

Lập ngân sách cũng giúp bạn cụ thể hóa được ý tưởng kinh doanh và kế hoạch của mình. Hãy xem lại bản kế hoạch nếu như ngân sách thực tế không sát với bảng kế hoạch, hay ngược lại, có ngân sách tốt nhưng bảng kế hoạch không mấy tốt.

Lập ngân sách

Việc lập ngân sách cho biết mình cần bao nhiêu tiền vốn để khởi nghiệp. Mỗi loại hình kinh doanh cần từng món vốn ít nhiều khác nhau. Một doanh nghiệp sản xuất ống cống xi măng lớn, dài 10 m thì cần rất nhiều tiền đầu tư cho máy móc sản xuất, nguyên liệu sản xuất và nhà xưởng.

Ngược lại, một công ty tư vấn về máy tính xử lý lỗi phần mềm chỉ cần vốn là vốn kiến thức họ có sẵn.

Ngân sách hoạt động

Bạn sẽ thấy chi phí kinh doanh và thu nhập qua ngân sách hoạt động. Bảng kế hoạch kinh doanh của bạn càng sát thực tế, thì việc hoạch định một ngân sách hoạt động càng dễ.

Trong khi tính toán chi phí hoạt động, bạn sẽ phải thường tham khảo và chỉnh sửa tới lui kế họach của mình, vì những mong ước và kỳ vọng của bạn không phải lúc nào cũng sát với thực tế.

Ngân sách thanh khoản

Ngân sách thanh khoản sẽ cho bạn biết hàng tháng bạn còn bao nhiêu tiền trong ngân hàng để thanh toán các khoản chi phí. Trong kinh doanh gọi là nguồn chi.

Nếu như ta không khó khăn gì để làm ra hai dự toán ngân sách cho kế hoạch kinh doanh. Thì để lập một ngân sách thanh khoản lại khá khó khăn, và bạn phải cần tới một nhân viên kế toán chuyên nghiệp để tính toán các khoản trong ngân sách này.

May mắn rằng, đây là công việc cuối bạn phải hoàn tất khi phác thảo ra ngân sách. Bỏ thì giờ để làm hai dự toán ngân sách kia, và xem nếu bạn có thì giờ để làm dự toán ngân sách thanh khoản nữa không.

Lập ngân sách

Dưới đây là các khoản tốn kém thường gặp khi bắt đầu kinh doanh. Bạn cứ xóa bớt những đề mục thấy không cần thiết cho hoạt động của mình. Nên nhớ rằng ít tốn kém chừng nào tốt chừng nấy, vì bạn phải lấy khoản lời trong kinh doanh ra chi cho việc này:

Chi phí mặt bằng:

• Tiền thuê nhà/ thuê xưởng
• Tiền đặt cọc mua nhà xưởng hay văn phòng kinh doanh
• Tiền đặt cọc thuê (thường trị giá 3 tháng thuê nhà)
• Giá trị tài sản vô hình phải trả cho chủ sở hữu trước
• Tiền trang thiết bị, nâng cấp cải tạo mới địa điểm làm việc hay kinh doanh sản xuất

Máy móc thiết bị sản xuất:

• Máy công cụ để sản xuất
• Đồ nghề sửa chữa bảo trì máy
• Các công cụ khác

Đồ đạc trang bị mở cửa hàng:

• Quầy thu ngân
• Bàn ghế hay quầy bán hàng
• các trang bị khác

Trang thiết bị cho một văn phòng:

• Bàn ghế làm việc (bàn giấy, ghế xoay, kệ tủ đựng hồ sơ)
• Hệ thống máy vi tính cho văn phòng và các thiết bị ngoại vi (máy in, mạng nội bộ)
• Điện thoại văn phòng
• Máy fax
• Máy sao chụp – Photocopier
• Các đồ đạc khác cần trong văn phòng

Mua sắm trước khi khởi đầu kinh doanh:

• Các nguyên liệu thô/ hay nguyên liệu đầu vào đã sơ chế sẵn
• Hàng sản xuất (lượng trữ trong kho sẵn)
• Văn phòng phẩm (biểu mẫu bán hàng, đặt hàng, hóa đơn…)

Các chi phí khác:

• Xe sử dụng cho công việc
• Tiền đặt cọc
• Các chi phí mua trang thiết bị để đưa vào sử dụng khác

Các nhà tư vấn:

• Luật sư
• Kế toán, kiểm toán
• Các nhà tư vấn khác

Công việc tiếp thị

• Phương tiện tiếp thị thông qua báo in, danh thiếp
• Làm brochures
• Các hình thức quảng cáo khác
• Dựng bảng quảng cáo ngoài trời
• Làm lễ khai trương doanh nghiệp
• Các công việc khác liên quan đến tiếp thị

Các khoản phí tổn khác:

• Chi phí hành chính để đăng ký doanh nghiệp hay cấp giấy phép hoạt động
• Chi phí phát sinh

10. Ngân sách hoạt động

Dưới đây là các kiểu chi phí khác nhau, có thể doanh nghiệp tương lai của bạn không phải tốn các loại chi phí này, việc của bạn là loại bỏ chi phí không cần thiết. Nhưng nếu có các loại chi phí khác, bạn cần ghi thêm vào. Một ngân sách hoạt động tự nó sẽ phản ảnh doanh nghiệp tương lai của bạn như thế nào!

Doanh thu bán hàng

Doanh số bán sản phẩm hay dịch vụ (mã số 1, 2, 3,…). Đừng quên dự toán doanh số cho mỗi sản phẩm, hay dịch vụ chính.

Các biến phí

• Nguyên liệu – nguyên liệu thô hay thành phẩm mà bạn sử dụng trong sản xuất hoặc bán ra.
• Lương nhân viên – chỉ riêng lương cho nhân viên trực tiếp sản xuất.
• Chi phí chuyên chở, đi lại – chi phí chuyên chở nguyên liệu thô và thành phẩm.

Chi phí cố định

Bao gồm:

• Lương nhân viên gián tiếp sản xuất, tại cửa hàng hay văn phòng
• Tiền thuê nhà xưởng hay thuê văn phòng
• Tiền trả hàng tháng cho dịch vụ công như điện, nước…
• Chi phí cho bảo trì hay sửa chữa làm mới định kỳ của tòa nhà
• Chi phí vệ sinh, lau kính…
• Chi phí xe cộ xăng nhớt/ phụ cấp xe
• Chi phí cho điện thoại cố định trong văn phòng
• Tiền tem thư, lệ phí bưu điện
• Chi phí điện thoại di động
• Chi phí thuê đường truyền Internet
• Phí thuê bao hay quản lý và nâng cấp trang web
• Chi phí làm tiếp thị, quảng cáo
• Chi phí hội họp
• Phí bảo hiểm
• Chi phí mua máy vi tính
• Chi phí trả cho việc nối mạng
• Tiền thuê nhà xưởng hay văn phòng
• Mua sắm linh tinh khác
• Công tác bảo trì định kỳ
• Lương cho kế toán viên
• Trả phí luật sư
• Tiền trả cho dịch vụ tư vấn khác

Lãi suất phải trả

• Lãi suất phải trả cho món vay ngân hàng
• Lãi suất phải trả cho nợ thấu chi của ngân hàng
• Các món lãi suất khác phải thanh toán

Tình trạng giảm dần giá trị của tài sản

• Nhà xưởng hay tòa nhà làm việc
• Máy móc thiết bị sản xuất

Linh tinh khác

11. Lập quỹ gây vốn

Lập quỹ gây vốn là bạn phải xét xem mình kiếm tiền ở đâu ra để khởi nghiệp. Nhưng trước hết bạn phải tự mình biết rõ mình cần bao nhiêu tiền để làm ăn.

Vốn cần có ban đầu

(bạn tham khảo ở bảng tính “thiết lập ngân sách”)

Vốn tài chính phi tiền mặt

(vốn này cần được tính toán chuyên môn từ “liquidity budget”)

Tổng số vốn cần có

(cộng cả hai nguồn vốn trên)

Khả năng khai thác ra nguồn vốn kinh doanh, hay cam kết để có vốn vay của:

• Chủ cho vay
• Gia đình cho vay
• Món vay của ngân hàng
• Sử dụng dịch vụ ghi nợ thấu chi của ngân hàng
• Tổng số vốn gây được

Cam kết về Bảo lãnh vốn vay

• Tên và địa chỉ người bảo lãnh cho vay vốn
• Quỹ đầu tư (đầu tư vào nhà xưởng hay máy móc sản xuất)
• Món tiết kiệm hay số vốn
• Món vay ngân hàng
• Món vay của cơ sở tín dụng
• Món vay cá nhân
• Các món vay khác
• Nhà đầu tư
• Vốn cấp
• Các khoản vốn khác
• Tổng số vốn vay có bảo đảm

12. Phụ lục

Phần này khá quan trọng vì liên quan đến kinh doanh, thí dụ những đặc điểm kỹ thuật hay chi phiếu ngân hàng, những cam kết lập thành văn bản, những điểm tham khảo, việc hợp tác trong kinh doanh…

Và trên đây là toàn bộ về cách lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng phải hiểu và nắm được trước khi bắt đầu với công việc kinh doanh của mình.

Công Ty Cổ Phần Nef Digital

Thời đại 4.0 làm kinh doanh bằng kinh nghiệm và đam mê là chưa đủ. Với các mô hình kinh doanh nhỏ SME bị giới hạn nhiều về nguồn lực nên thường tư duy làm tất ăn cả.

Tuy nhiên để chuyên nghiệp hóa cần đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Nef Digital đặt ra một trọng trách và là triết lý xuyên suốt đó là: Đưa công nghệ Digital hiện đại nhất, có tính chuyên môn hóa cao. Giúp SME giải mọi bài toán Digital Marketing và với mức đầu tư chỉ tương đương với 01 nhân sự.