Hướng Dẫn Lễ Khai Trương Văn Phòng Mới Mang Lại Thành Công

Chuyển văn phòng là sự thay đổi quan trọng đối với công ty, chính vì vậy bạn cần phải chú ý đến lễ khai trương văn phòng mới sao cho chỉnh chu nhất để gây ấn tượng với khách mời.

Để tránh những thiếu sót, doanh nghiệp cần lưu ý đến các bước sau để đảm bảo công tác chuẩn bị và tổ chức diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

Bài viết dưới đây, Nef Digital kết hợp cùng đơn vị tổ chức sự kiện – Công ty trái cây Vuông Tròn chia sẻ với quý vị các thông tin hữu ích và hướng dẫn lễ khai trương văn phòng mới mang lại thành công.

1. Vì sao phải khai trương khi chuyển sang văn phòng mới?

Công ty quyết định chuyển văn phòng có thể do văn phòng cũ không còn phù hợp hoặc là để đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng kinh doanh… Và dù cho là lý do nào đi chăng nữa thì sự thay đổi không gian làm việc cũng là điều khiến nhân viên vui vẻ và phấn khích.

Lễ khai trương văn phòng mới là một hoạt động có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu cho sự thay đổi của công ty. Khi đổi văn phòng làm việc, theo tín ngưỡng dân gian thì cần xin phép ra mắt thổ địa, thổ công… ở khu vực mới, để cầu mong làm ăn suôn sẻ, hanh thông, có nhiều doanh thu.

Các hoạt động tổ chức lễ khai trương sẽ giúp nhân viên trong công ty thêm thân thiết, gắn kết hơn và nâng cao tinh thần, trách nhiệm với công việc của mình.

Ngoài ra, những hình ảnh trong lễ khai trương văn phòng mới cũng sẽ được đăng tải lên website, fanpage công ty, nhằm truyền thông đến các đối tác, khách hàng về địa chỉ mới.

Hướng dẫn lễ khai trương văn phòng mới
Hướng dẫn lễ khai trương văn phòng mới

2. Các bước tổ chức lễ khai trương văn phòng mới

Hầu hết văn phòng công ty hiện nay đều nằm trong các tòa nhà lớn, bên cạnh có rất nhiều công ty, văn phòng khác. Vì vậy, nên tổ chức lễ khai trương văn phòng mới theo tiêu chí đơn giản nhưng vẫn đầy đủ các bước để tránh gây mất trật tự ở khu vực xung quanh.

Chọn ngày giờ đẹp để chuyển văn phòng

Việc đầu tiên cần làm trong việc chuẩn bị khai trương văn phòng mới là lựa chọn ngày giờ đẹp, phù hợp với phong thủy để công việc kinh doanh luôn suôn sẻ. Dựa vào tình hình công việc, điều kiện của doanh nghiệp và hơn hết là phải hợp tuổi, hợp mệnh với người đứng đầu công ty để lựa chọn ngày tổ chức khai trương phù hợp nhất.

Trang trí văn phòng mới

Lễ khai trương văn phòng cần được tổ chức vào buổi sáng, vì vậy công việc chuyển đồ, trang trí cần được tiến hành khẩn trương từ trước đó. Việc trang trí lễ khai trương không cần quá cầu kỳ, trang trọng nhưng cũng phải đủ đẹp và ấn tượng để thu hút ánh nhìn của người tham dự buổi lễ.

Văn phòng là bộ mặt đại diện của công ty. Vì vậy, việc trang trí văn phòng trong ngày khai trương làm sao cho ấn tượng và đẹp để thu hút ánh nhìn người tham dự buổi lễ, các nhà đầu tư, đối tác vô cùng quan trọng.

Việc trang trí cần phải phù hợp với chủ đề, hình thức loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, phải thể hiện được thông điệp cần truyền tải mà công ty đã lên ý tưởng trước đó.

Không cần quá cầu kỳ có thể đơn giản với: cây cảnh, bong bóng, hoa, khăn trải bàn, dây ruy băng, banner, backdrop….

Chuẩn bị và trang trí lễ khai trương văn phòng mới
Chuẩn bị và trang trí lễ khai trương văn phòng mới

Lễ nghi cúng khai trương đơn giản

Một trong những việc cần làm trong ngày khai trương văn phòng mới mà bạn không thể bỏ qua đó là lễ cúng. Nghi thức này được xem là lễ ra mắt thổ địa thần thánh tại đây, cầu mong cho khởi đầu thuận lợi, công việc làm ăn luôn suôn sẻ, gặp nhiều may mắn.

Tùy theo điều kiện công ty mà bạn có thể chuẩn bị những mâm cỗ cúng khác nhau. Tuy nhiên, nên theo xu hướng đơn giản nhưng vẫn đầy đủ các hình thức như: Hoa tươi, trái cây, hương nến, vàng mã, bánh kẹo, trầu cau, thuốc, rượu và một số món ăn như xôi nếp, gà luộc, chè…

Trang trí sân khấu lễ khai trương
Trang trí sân khấu lễ khai trương

Lãnh đạo phát biểu khai trương văn phòng mới

Buổi lễ khai trương có thể có sự tham dự của một số khách hàng thân thuộc và toàn bộ nhân viên văn phòng, bởi vậy lãnh đạo công ty sẽ có lời phát biểu nhân dịp quan trọng này. Đó là những điều tâm huyết, hứa hẹn lợi ích mà công ty sẽ mang đến cho khách hàng và cộng đồng.

Tổ chức tiệc mừng đơn giản

Vì lễ khai trương văn phòng mới được tổ chức đơn giản, để sau đó nhân viên bắt đầu làm việc luôn, nên tiệc mừng cũng cần sự gọn nhẹ, nhanh chóng. Phương án hợp lý nhất chính là tiệc nhẹ với thực đơn hợp với khẩu vị nhiều người, tiện lợi sử dụng, dễ dàng setup mà tính thẩm mỹ cũng rất cao, không tốn thời gian dọn dẹp.

Thực đơn hấp dẫn với bánh ngọt, trái cây tươi, rau câu đủ vị. Đồ uống dùng cho bữa tiệc này thường là trà, cà phê, nước ép hoa quả… Bàn tiệc được bày trí chỉn chu, bài bản, màu sắc hài hòa từ khăn trải bàn đến các phụ kiện trang trí.

Tiệc chào mừng đơn giản
Tiệc chào mừng đơn giản

3. Những điều cần lưu ý khi chuẩn bị khai trương văn phòng mới

Chuẩn bị đầy đủ trước khi chuyển văn phòng cũ sang văn phòng mới

Để chuyển văn phòng cũ sang văn phòng mới doanh nghiệp cần lựa chọn thời gian hợp lý vào ngày cuối tuần hoặc các tháng ít giao dịch nhất ít ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.

Thời gian khai trương văn phòng diễn ra suôn sẻ là ngày đẹp trời và không có mưa rào gió lốc, doanh nghiệp nên xem ngày giờ phong thủy, tình hình dự báo thời tiết trên các trang đài mạng báo chí.

Kinh nghiệm, đừng để nước đến chân mới nhảy trước khi chuyển địa điểm doanh nghiệp cần lên danh sách cụ thể về việc chuyển đồ đạc cần chuyển, số lượng nhân viên, những giấy tờ công văn quan trọng, line điện thoại, card visit , yêu cầu nhiên viên đóng gói và niêm phong kỹ càng.

Thực hiện thủ tục khai trương văn phòng, thay đổi địa chỉ trên giấy tờ và thông báo đến khách hàng về việc thay đổi địa chỉ qua website, zalo, fanpage … hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan đến địa chỉ công ty. Cuối cùng, yêu cầu nhân viên đóng gói đồ đạc của mình và tiến hành dọn vệ sinh văn phòng cũ trước khi chuyển sang địa điểm mới.

Xác định giờ khai trương cụ thể
Xác định giờ khai trương cụ thể

Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết khai trương văn phòng

Để giảm tải gánh nặng khi khai trương văn phòng, doanh nghiệp cần thực hiện kế hoạch phân bổ công việc đến người chịu trách cấp dưới hoặc người phụ trách rõ ràng và chi tiết. Cần một người giám sát tổng thể, chịu trách nhiệm làm việc với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo công ty kịp thời.

Cần phân công 2 người giám sát ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Một người áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch kịp thời.

Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương cụ thể
Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương cụ thể

Nhân sự và trang thiết bị

Để tổ chức sự kiện thành công việc kế tiếp là lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cần giám sát chặt chẽ và phân bổ nhân sự hợp lý, mỗi khâu điều có một lượng nhân sự và vai trò riêng như: PG, lễ tân, MC, điều phối sự kiện…..

Trong đó MC và PG là vai trò quan trọng trong suốt buổi khai trương,… MC là người dẫn chương trình điều phối và dẫn dắt các động trên sân khấu và PG sẽ hỗ trợ đón khách, phục vụ cho các nhà đầu tư, khách mời, chuẩn bị cho lễ cắt băng khánh thành.

Hãy luôn đảm bảo rằng khách mời có được trải nghiệm tốt nhất trong ngày khai trương văn phòng. Điều đó thể hiện qua sự tổ chức hậu cần phía sau để xử lý những tình huống ngoài ý muốn.

Một sự kiện chuyên nghiệp hoàng tráng và trọn vẹn thể hiện qua khâu chuẩn bị cơ sở vật chất và trang thiết bị như: Thiết bị âm thanh, ánh sáng; Bàn ghế sự kiện dành cho khách mời, nhà đầu tư,…Thể hiện được thông điệp cần truyền tải thương hiệu đến với khách mời qua: Phông bạt, poster, banner, logo thương hiệu,…

Để sự kiện thêm phần ấn tượng và hấp dẫn, doanh nghiệp có thể sử dụng Mascot hoặc các tiết mục múa lân tạo bầu không khí sôi động, vui vẻ trong ngày khai trương, mang đến ấn tượng mạnh mẽ cho người tham dự.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo điểm nhấn bằng cách tạo bầu không khí sôi động, ấn tượng và hấp dẫn sử dụng linh vật hoặc các tiết mục múa lân để mang thêm ấn tượng mạnh mẽ cho người tham dự.

Chuẩn bị nhân sự kỹ lưỡng
Chuẩn bị nhân sự kỹ lưỡng

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu đặt tiệc khai trương văn phòng, đừng bỏ qua menu vô cùng phong phú của Trái Cây Vuông Tròn. Với những loại trái cây tươi mới ngon miệng được vận chuyển và sử dụng trong ngày, các loại bánh ngọt, bánh mặn thơm ngon hấp dẫn, hứa hẹn sẽ làm hài lòng thực khách.

Những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm được cách tổ chức lễ khai trương văn phòng mới khi chuyển từ văn phòng cũ sang. Tuy nhiên, để không tốn thời gian chuẩn bị và có được bữa tiệc nhẹ chu đáo nhất, bạn có thể liên hệ với những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc uy tín.

Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng lên hệ với Nef Digital hoặc để lại bình luận phía dưới bài viết.

Trân trọng cảm ơn!