Mẫu biểu OKR chi tiết cho công ty, cá nhân, phòng ban

OKR (Objective Key Results) – quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt là một phương pháp giúp thiết lập, liên kết và truyền đạt các mục tiêu trong toàn tổ chức của bạn. Mẫu biểu OKR cụ thể cho doanh nghiệp cái nhìn thực tiễn về cách thức triển khai phương pháp OKR trong quản trị.

Điều cơ bản nhất, một OKR phải bao gồm:

• Objective (O): mục tiêu
• Key Results (KR): kết quả chính

Đây là hai câu hỏi then chốt mà doanh nghiệp phải trả lời khi xây dựng OKR cho từng phòng ban hay toàn thể công ty. Ở đây chúng ta xét mẫu biểu OKR cho doanh nghiệp trước, sau đó sẽ xét lần lượt mẫu biểu OKR cho các phòng ban.

Mẫu biểu OKR cho doanh nghiệp

Mẫu OKR cho doanh nghiệp sẽ phủ rộng trên nhiều hạng mục với đích đến cuối cùng là giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Để làm được điều đó, ban lãnh đạo công ty phải thiết lập mục tiêu công việc dựa trên ba mong muốn chính:

• Cải thiện hoạt động của đội ngũ
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
• Tăng doanh thu theo từng quý

1. Cải thiện chất lượng dịch vụ

Giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách thỏa đáng, làm cho khách hàng hài lòng là bí quyết để giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp. Để giải quyết các vấn đề của khách hàng, đội ngũ chăm sóc dịch vụ khách hàng cần lắng nghe, hiểu rõ vấn đề của khách, có kỹ năng để chăm sóc tốt cho khách hàng.

Mục tiêu 1. Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng

Kết quả then chốt 1	Giải quyết các vấn đề của khách hàng được giải quyết trong vòng 24h kể từ khi khiếu nại
Kết quả then chốt 2	Điểm xếp hạng phản hồi tốt của khách hàng tối thiểu 90%
Kết quả then chốt 3	Cung cấp hỗ trợ trực tuyến 24/7 cho khách hàng
Kết quả then chốt 4	Tuyển thêm 3 nhân viên chăm sóc khách hàng

Mục tiêu 2. Phát triển các kỹ năng cần thiết cho nhân viên trong đội ngũ chăm sóc khách hàng

Kết quả then chốt 1	Tổ chức 2 buổi tập huấn chuyên môn cho nhân viên CSKH hàng quý
Kết quả then chốt 2	Hỗ trợ 5 nhân viên CSKH tham dự các khóa học liên quan đến công việc hàng quý
Kết quả then chốt 3	Mỗi nhân viên tham dự 2 webinar* của các công ty cạnh tranh hàng quý
Kết quả then chốt 4	Tuyển thêm 3 nhân viên chăm sóc khách hàng

*Webinar: là sự kiện được tổ chức trực tuyến thông qua internet. Đơn vị tổ chức thiết lập webinar vào một thời điểm xác định, gửi thông báo cho những người tham gia hoặc quảng bá để những người quan tâm đăng ký tham dự. Đến thời điểm tổ chức, những người tham dự sẽ đăng nhập vào trang web và theo dõi thông tin được giới thiệu trực tiếp.

Mục tiêu 3. Tăng sự hài lòng của các phòng ban khác và khách hàng đối với các công việc của bộ phận dịch vụ khách hàng

Kết quả then chốt 1	Giảm thiểu các phản hồi tiêu cực tới bộ phận CSKH xuống 50%
Kết quả then chốt 2	Giảm xuống một nửa chi phí gọi điện tới bộ phận CSKH (đối với khách hàng)

2. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Duy trì một kênh giao tiếp thường xuyên và hai chiều là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng lòng trung thành của khách hàng và tạo các giao dịch thường xuyên.

• Xem thêm: Trải nghiệm người dùng

Mục tiêu 1. Tăng chỉ số hài lòng khách hàng

Kết quả then chốt 1	Tổ chức buổi khảo sát với 100 khách hàng thân thiết của công ty hàng quý
Kết quả then chốt 2	Đạt được chỉ số hài lòng của khách hàng trên 90% cho mọi yêu cầu
Kết quả then chốt 3	Tổ chức 60 cuộc phỏng vấn bằng điện thoại với khách hàng

Mục tiêu 2. Xây dựng kênh giao tiếp với khách hàng

Kết quả then chốt 1	Tổ chức các buổi hội thảo, diễn đàn trực tuyến và ngoại tuyến 1 tháng/ 1 buổi
Kết quả then chốt 2	Phát hành định kỳ các bản tin 2 tuần/ 1 bản, để cung cấp cho khách hàng những ý tưởng mới, tình huống thực tế, bí quyết có giá trị giúp học hỏi kinh nghiệm và giải quyết vấn đề.

3. Tăng doanh thu hàng quý

–	Triển khai OKR hàng quý	Mẫu biểu
Bước 1	Dự thảo OKR	Mục tiêu OKR
Bước 2	Liên kết & Căn chỉnh OKR	Mục tiêu OKR
Bước 3	Phát triển sáng kiến và lập kế hoạch thực hiện	Kế hoạch
Bước 4	Đo lường và Theo dõi hiệu suất	–
Bước 5	Họp Check-in (hàng tuần với cấp phòng/ ban và hàng tháng với cấp công ty)	Check-in
Bước 6	Họp Feedback (kết thúc quý, cấp trên và cấp dưới họp 1-1)	Feedback

Mẫu biểu OKR cho từng phòng ban

1. Mẫu biểu OKR phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự có chức năng thực hiện các công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty:

• Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan.
• Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện
• Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV
• Làm cầu nối giữa Lãnh đạo công ty và tập thể nhân viên

1.1 Công tác tuyển dụng nhân sự

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí trong các khâu thu hút nhân sự như:

• Sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội (như Facebook, Linkedin)
• Tận dụng mạng lưới tuyển dụng nội bộ (dựa trên các mối quan hệ tại công ty, khuyến khích nhân viên giới thiệu nguồn lao động cho doanh nghiệp)
• Liên kết các trường đào tạo nhân lực chuyên môn (Đại học, Cao đẳng)
• Xem xét lại tỷ lệ tuyển sai ứng viên, thiệt hại này thấp sẽ giảm chi phí tuyển dụng của doanh nghiệp xuống.

1.2. Giữ chân nhân viên

Khi các nhà quản lý nhân sự được yêu cầu xác định phần khó khăn nhất trong công việc của họ, câu trả lời thường là “Tìm kiếm và giữ chân người giỏi”.

Nếu việc tuyển dụng tốt, cả công ty và đội ngũ đều sẽ gặt hái được những lợi ích và thành tựu; nhưng nếu việc tuyển dụng sai lầm, công ty sẽ phải gánh chịu sự mất mát về tất cả những chi phí đã bỏ ra như thời gian, tiền bạc và công sức.

Người lao động thường sẽ tự nghỉ việc trước khi doanh nghiệp có thời gian để thử thách họ, vấn đề thường là do những kỳ vọng không rõ ràng ngay từ ban đầu.

1. 3. Quản lý đào tạo và phát triển nhân sự

Bộ phận Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tạo ra và phát triển các chương trình đào tạo trong ngân sách của công ty để hướng dẫn hiệu quả các nhân viên trong nội bộ về kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.

1.4. Xây dựng chính sách đãi ngộ cho nhân viên

Lương và các chế độ phúc lợi là cầu nối vững chắc để động viên người lao động gắn bó với doanh nghiệp, thu hút nhân sự, nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.

Các chính sách, chế độ phúc lợi rõ ràng sẽ giúp công ty xác định được và ngăn chặn những rủi ro xảy đến đối với người lao động, đảm bảo rằng công ty đang tuân thủ luật pháp và đồng thời gia tăng giá trị doanh nghiệp.

Chúng cũng sẽ giúp tạo lập văn hóa công ty khi mà tất cả mọi vấn đề được giải quyết công bằng và nhất quán.

1.5. Tăng hiệu suất của nhân viên

Hiệu suất làm việc của nhân viên là yếu tố quan trọng bậc nhất trong sự phát triển của doanh nghiệp. Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên.

• Nên sáng tạo ra một diễn đàn cho những thảo luận trong công ty và giải quyết các vấn đề của nhân viên.
• Tất cả nhân viên phải có tất cả công cụ vật chất và cá nhân để thực hiện công việc của họ
• Đảm bảo mỗi nhân viên nhận thức rõ ràng về công việc được giao
• Nhân viên cần được đánh giá, khen ngợi khi làm tốt công việc của mình

2. Mẫu biểu OKR phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho doanh nghiệp về các công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp; nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng.

2.1. Mục tiêu cấp công ty

Hầu hết ở các công ty, bất kể họ thuộc phân khúc nào, ngành nào thì mục tiêu về lợi nhuận là một trong ba mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Các mục tiêu thường được các lãnh đạo hướng đến:

• Tăng lợi nhuận mỗi quý
• Tăng doanh thu hàng tháng
• Tăng số lượng khách hàng mỗi quý
• Mở rộng thị trường trong và ngoài nước

2.2. Mục tiêu cấp bộ phận

(1) Doanh số bán hàng

Doanh nghiệp cần đoán trước được doanh số bán hàng trong tương lai sẽ đạt được bao nhiêu, điều này sẽ giúp bạn lãnh đạo điều hành công việc kinh doanh một cách hiệu quả, giúp việc đưa ra quyết định trong mọi khía cạnh.

Ví dụ, nó sẽ ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân công, đặt hàng với số lượng bao nhiêu, quyết định về đầu tư, và quyết định về mở rộng kinh doanh.

Để có thể lập được kế hoạch về doanh số bán hàng, ban lãnh đạo cần những thông tin sau đây:

• Mức doanh số bình quân mà mỗi khách hàng mang lại
• Lượng khách hàng mới mà doanh nghiệp có, và doanh nghiệp mất bao nhiêu khách hàng mỗi năm
• Khi nào thì sẽ vào mùa bận rộn và khi nào thì sẽ là mùa rảnh rỗi

Những doanh nghiệp mới hoạt động cần phải tính ra được những con số này dựa trên những nghiên cứu thị trường mà họ thực hiện, hoặc những thông tin chung về thị trường mà họ có được.

Những doanh nghiệp đã và đang hoạt động có thể sử dụng những con số của những năm trước. Doanh nghiệp có thể sử dụng những con số đã tính được để đưa ra những giả định cho xu hướng kinh doanh của doanh nghiệp cho năm sau.

Dự báo doanh số bán hàng, giả định:

• Thị phần của doanh nghiệp sẽ giảm hoặc tăng 10%
• Doanh nghiệp sẽ chuyển đến một địa điểm làm việc có vị trí trung tâm và lớn hơn trước khi mùa cao điểm bắt đầu và sẽ tuyển thêm 8 nhân viên mới
• Doanh nghiệp sẽ tăng giá thêm 2% trong mùa cao điểm nhưng sẽ đưa ra chiến dịch giảm giá dành cho những người mua với số lượng lớn để đền bù
• Doanh nghiệp sẽ nhắm vào thị trường xuất khẩu vào quý 2 của năm, khi mà có thêm đối thủ cạnh tranh tham gia vào thị trường trong nước

Sau đó, doanh nghiệp phải tiến hành dự báo doanh số. Để dự báo doanh số, doanh nghiệp nên chia thành các mục nhỏ.

Khi có bản dự báo doanh số, doanh nghiệp hãy đặt mục tiêu cho mình về doanh số và thiết lập các kết quả then chốt mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được kết quả.

(2) Cải thiện mạng lưới phân phối

Mục tiêu: Cải thiện mạng lưới phân phối tăng so với các tháng và cùng kỳ

Kết quả then chốt: 

• Xây dựng chính sách ưu đãi dành cho nhà phân phối nếu vượt doanh thu theo mỗi tháng
• Tăng tỷ lệ hoa hồng
• Hỗ trợ đào tạo các nhà phân phối tìm kiếm thêm các đại lý mới và nhận hoa hồng cho mỗi nhà phân phối có được

3. Mẫu biểu OKR phòng Tài chính

3.1. Chiến lược về ngân sách

Một trong những mục tiêu chính của bộ phận tài chính là tạo và theo dõi không chỉ ngân sách tổng thể của toàn doanh nghiệp mà còn theo dõi ngân sách của từng phòng ban, bộ phận.

Ngân sách yêu cầu nghiên cứu để ước tính mức doanh thu chính xác dựa theo dự báo nhu cầu. Sử dụng dự toán ngân sách hàng năm giúp bộ phận tài chính đặt ra mục tiêu lợi nhuận và mức chi phí cho quản lý và chi phí sản xuất cho doanh nghiệp hàng năm.

Mục tiêu: Xác định ngân sách

Kết quả then chốt:

• Tiến hành cuộc họp với các trưởng bộ phận để xác định rõ ngân sách của từng phòng ban
• Giảm chi phí không cần thiết
• Phân tích tình hình thị trường và danh sách dự báo

3.2. Chiến lược giảm chi phí

Để đảm bảo doanh nghiệp bạn đạt được chất lượng tốt nhất với mức giá thấp nhất cho nguyên vật liệu, chi phí hành chính, chi phí dịch vụ, thực hiện quản lý mua hàng là một trong những nhiệm vụ của bộ phận tài chính.

Tìm kiếm giải pháp cắt giảm chi phí mà không phải hy sinh chất lượng.

Mục tiêu: giảm chi phí dư thừa

Kết quả then chốt:

• Xác định các phòng ban và quy trình những nơi mà xảy ra tổn thất lặp lại
• Phối hợp với bộ phận Mua hàng, Nhân sự để thảo luận và tìm ra các giải pháp thay thế cho các khoản mục đắt đỏ để giảm chi tiêu.

3.3. Quản lý công nợ

Biết khi nào hóa đơn của doanh nghiệp đến hạn thanh toán và khi nào doanh nghiệp có thể nhận được khoản thanh toán từ khách hàng mà doanh nghiệp đã lập hóa đơn. Hoặc từ các doanh thu bán hàng khác là rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào.

Bộ phận tài chính sẽ giúp doanh nghiệp quản lý vốn lưu động và tín dụng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền thanh toán hóa đơn của mình mọi lúc.

Không kiểm soát được các khoản công nợ trong doanh nghiệp có thể tác động lâu dài ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Theo dõi việc sử dụng tín dụng của doanh nghiệp, bao gồm các khoản lãi đang phát sinh, lập lịch thanh toán và trạng thái của báo cáo tín dụng và điểm số của doanh nghiệp.

Mục tiêu: Hoàn thành và gửi báo cáo đúng hạn cho cấp trên

Kết quả then chốt:

• Tạo và hoàn tất các khoản chi phí phải trả trước
• Nâng cao kỹ năng phân tích và báo cáo của nhân viên

3.4. Lập kế hoạch thuế

Đừng chờ đến cuối năm để tìm hiểu xem nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp là bao nhiêu. Sử dụng các chiến lược chủ động để giảm gánh nặng thuế của doanh nghiệp, chẳng hạn như khấu hao tài sản và cung cấp các lợi ích tự nguyện cho nhân viên giúp doanh nghiệp giảm số tiền thuế phải trả cho nhân viên.

Mục tiêu: Lập kế hoạch thuế

Kết quả then chốt:

• Thay đổi cơ chế hoạt động, bản chất giao dịch để tài sản và thu nhập được tạo ra chịu mức thuế thấp hơn
• Chia giá trị chịu thuế cho hai hay nhiều đối tượng chịu thuế để làm giảm tổng thuế phải nộp của tất cả các đối tượng

3.5. Lưu giữ hồ sơ chính xác

Mục tiêu quan trọng nhất của phòng tài chính trong bất kỳ doanh nghiệp nào chính là lưu trữ hồ sơ tài chính chính xác.

Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về pháp lý, kiểm toán giúp ngăn chặn gian lận trong doanh nghiệp.

Mục tiêu: Tăng hiệu quả quy trình kế toán

Kết quả then chốt:

• Áp dụng các phần mềm kế toán Fast Ac-couting trong công tác kế toán
• Chuẩn bị báo cáo hàng tháng để tránh mất dữ liệu

Trên đây là mẫu biểu OKR cho doanh nghiệp chi tiết và mẫu biểu OKR cho một số phòng ban truyền thống cho một doanh nghiệp. Hy vọng bài viết mang lại nhiều kiến thức hữu ích và giá trị cho bạn. Trân trọng!

Công Ty Cổ Phần Nef Digital

Thời đại 4.0 làm kinh doanh bằng kinh nghiệm và đam mê là chưa đủ. Với các mô hình kinh doanh nhỏ SME bị giới hạn nhiều về nguồn lực nên thường tư duy làm tất ăn cả.

Tuy nhiên để chuyên nghiệp hóa cần đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Nef Digital đặt ra một trọng trách và là triết lý xuyên suốt đó là: Đưa công nghệ Digital hiện đại nhất, có tính chuyên môn hóa cao. Giúp SME giải mọi bài toán Digital Marketing và với mức đầu tư chỉ tương đương với 01 nhân sự.