OKRs là gì trong quản trị doanh nghiệp? Tìm hiểu OKR từ A-Z

OKRs hay OKR (Objective Key Results) – quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt là một phương pháp giúp thiết lập, liên kết và truyền đạt các mục tiêu trong toàn tổ chức của bạn.

OKRs mang đến sự tập trung vì giúp cho các công ty, bộ phận và nhóm dễ dàng focus vào những điều quan trọng và liên kết mục tiêu cấp công ty, bộ phận với mục tiêu cá nhân của nhân viên.

Cụ thể hơn OKR là như thế nào, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này.

1. Lợi ích của OKRs

Sự Tập trung

OKRs tạo nên sự minh bạch và tập trung. Mỗi người đều có một số lượng các mục tiêu được xác định rõ ràng.

Nhịp độ nhanh

OKRs là những mục tiêu ngắn hạn, thường kéo dài trong 3 tháng (tương đương với 1 quý). Điều này tạo cơ hội cho nhân viên được đánh giá và cải thiện liên tục trong công việc.

Kết quả tốt nhất

Việc sử dụng các mục tiêu ngắn hạn tạo nên một nét văn hóa giải quyết vấn đề nhanh chóng. OKRs giúp đạt kết quả tốt hơn và năng suất làm việc ổn định hơn.

2. Lịch sử hình thành OKRs

Có thể nói là OKR là khái niệm khá mới mẻ ở Việt Nam, và có thể coi như từ khóa “hot” được nhiều nhà quản trị tìm hiểu. Tuy nhiên trên thế giới, OKR đã được Google áp dụng từ năm 90, cùng với một loạt các doanh nghiệp, tổ chức tên tuổi khác như: Quỹ Bill & Melinda Gates, Intel, Linkedin, Uber… 

1950s: Peter Drucker Cha đẻ của quản trị hiện đại đưa ra thuật ngữ MBO – Management by Objectives (Quản trị theo mục tiêu) với mong muốn mọi hoạt động trong công ty đều có mục tiêu.

Dựa theo quan điểm của Peter Drucker, 1970, Andy Grove là CEO của Intel trước kia đã khái quát hệ thống MBO bằng 2 câu hỏi: “Tôi mong muốn đi đến đâu? Và làm thế nào để đi đến đó? Andy Grove là người đưa ra thuật ngữ OKR và nhấn mạnh tầm quan trọng của Mục tiêu và Kết quả then chốt.

1990: John Doerr đã truyền cảm hứng đưa OKR đến thung lũng Silicon, trở thành một làn sóng quản trị doanh nghiệp tại đây.

1999: John Doer đã giới thiệu OKRs tại Google và đã được doanh nghiệp này triển khai rất thành công cho đến nay với hơn 6000 nhân viên tham gia vào công ty và đạt được mức giá trị doanh nghiệp hơn 500 tỷ đô la Mỹ.

Angus Davis, CEO Swipely: Nhìn đúng cách về OKRs thì đây là một phương tiện để truyền thông mục tiêu, chiến lược của công ty, do đó nó có mục đích rõ ràng. Đó là phương thức để thúc đẩy và gắn kết các thành viên làm việc cùng nhau, tăng tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và trao quyền. OKRs không được thiết kế như công cụ để chống lại nhân viên.”

Phương pháp này không chỉ có ý nghĩa với các công ty khởi nghiệp (Startup), doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ (SME), nó còn có tầm ảnh hưởng đến các quy mô công ty lớn như Intel, YouTube, Linkedin, eBay, Booking.com, Zinga,…

Rich Klau tại Google Ventures khẳng định: “Google đã từng không phải là Google, cho đến khi họ ứng dụng phương pháp OKR.”

3. Cấu trúc của một OKRs

Mục tiêu (Objectives)

Mục tiêu là kết quả bạn mong muốn đạt được. Các mục tiêu sẽ phá vỡ giới hạn và thường được thiết lập trong khung thời gian định trước, chẳng hạn như chu kỳ 3 tháng, tùy theo cách lựa chọn của từng tổ chức. Ví dụ: “Nhanh chóng lấy lại vóc dáng”.

Kết quả then chốt (Key Results)

Mỗi mục tiêu có 3-5 kết quả then chốt. Mỗi kết quả then chốt là một thước đo để xác định thành công và đo lường tiến độ hướng tới thành công. Ví dụ, kết quả then chốt của mục tiêu trên: “Giảm 5kg, hoàn thành chặng đường chạy dưới 2 giờ”.

Một số công ty đặt các mục tiêu kéo dài, như Google, họ đặt các mục tiêu kéo dài, vô cùng khó khăn, nên việc hoàn thành chỉ 70% đã được coi là thành công. Mục đích cuối cùng là để thúc đẩy nhân viên bức phá, nâng cao năng lực.

4. Triết lý hoạt động của OKRs

Không giống như các phương pháp khác, OKRs chỉ sử dụng trong nội bộ theo chiều dọc từ trên xuống, từ dưới lên trên và theo chiều ngang. OKRs đảm bảo từng nhân viên tiến lên phía trước và đạt được các hiệu quả cao.

Ba triết lý hoạt động cơ bản của OKRs

Tham vọng: Mục tiêu được đặt ra vượt khỏi tầm các giới hạn của những gì tưởng chừng có thể đạt được.

Đo lường được: Kết quả then chốt quyết định thành quả của từng mục tiêu. Ngoài ra nó nên được gắn với các cột mốc thời gian cụ thể.

Tính minh bạch: OKRs phải được hiện hữu với quy mô cả công ty, từ giám đốc điều hành đến vị trí thực tập sinh.

5. Lợi ích của OKRs đối với các tổ chức áp dụng

Các OKRs được liên kết với nhau và phân cấp

OKRs cá nhân được liên kết với OKRs của bộ phận, cũng như OKRs công ty. Điều này thúc đẩy sự tập trung một cách có tổ chức và mang lại sự minh bạch cho quản lý mục tiêu, công việc của nhân viên.

Tạo một văn hóa chịu trách nhiệm

Các OKRs giúp mọi người biết điều gì sẽ xảy ra với nhóm của họ và trong toàn bộ tổ chức. Sự minh bạch rõ ràng sẽ hạn chế được những công việc trùng lặp và tạo nên một văn hóa chịu trách nhiệm với mục tiêu đã cam kết.

Tập trung vào những việc quan trọng

Mô hình OKRs đề xuất 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp của tổ chức, buộc các công ty và nhân viên phải ưu tiên các mục tiêu sẽ có tác động lớn nhất đến công ty.

Nhân viên chủ động trong mọi việc

Khi mỗi nhân viên có OKRs riêng, họ có những kỳ vọng rõ ràng. Họ hiểu tầm quan trọng của việc hoàn thành. OKRs trao cho họ quyền tự quyết định, chủ động hơn trong công việc.

Cập nhật tiến độ liên tục

Tiến độ hoàn thành OKRs được cập nhật liên tục. Điều này sẽ giúp chúng ta cảm thấy cả tổ chức có bước tiến, phá tan cả những rào cản, ngay cả khi chúng xảy đến.

6. Đối tượng áp dụng OKRs

Áp dụng toàn công ty

Phổ biến cho toàn công ty áp dụng OKRs. Mỗi nhân viên đều được hưởng lợi từ các mục tiêu liên kết, thúc đẩy tăng hiệu suất.

Áp dụng trong cấp lãnh đạo, quản lý, khối văn phòng

Đối với một số tổ chức, chỉ có cấp lãnh đạo áp dụng OKRs là phù hợp nhất. Ví dụ như một số công ty bán lẻ, phần lớn nhân viên làm việc tại cửa hàng, nên chỉ có thể triển khai OKPs cho cấp lãnh đạo, quản lý hay khối văn phòng.

Triển khai cho các phòng ban độc lập, công ty thành viên

Đối với các phòng ban độc lập, các công ty thành viên của các tổ chức tập đoàn lớn, họ sẽ triển khai OKRs như là một nhánh của tổ chức. Tuy nhiên, cách áp dụng này ít phổ biến nhất.

7. Mô hình thiết lập liên kết OKRs

Một trong những lợi ích khi áp dụng OKRs đó là các mục tiêu được liên kết từ trên xuống dưới, từ cấp công ty xuống các phòng ban và chia nhỏ tiếp xuống cho mỗi cá nhân. Có 3 mô hình liên kết phổ biến:

Liên kết OKRs chặt chẽ

Các OKRs được liên kết chặt chẽ, khớp với cấu trúc tổ chức. Mục tiêu cấp dưới cũng chính là kết quả then chốt của Mục tiêu cấp trên. 

Ví dụ: Nếu kết quả then chốt của bộ phận kinh doanh là “Mang về 50 tỷ doanh thu”, thì mục tiêu của mỗi nhân viên kinh doanh sẽ là “Mang về 10 tỷ kinh doanh”. OKRs của các nhân viên kinh doanh này liên kết chặt chẽ với Mục tiêu cấp trên (cấp phòng).

Mô hình liên kết chặt chẽ thường được cả tổ chức lựa chọn, hoàn toàn phù hợp với quy trình quản lý từ trên xuống dưới. Các xếp tầng OKRs như vậy vừa dễ quản lý cũng vừa giúp nhân viên có thể thấy rõ các mục tiêu được liên kết chặt chẽ như thế nào.

Liên kết OKRs linh hoạt

Đối với những tổ chức có cơ chế làm việc phối hợp giữa các phòng ban, thì cách thiết lập OKRs linh hoạt sẽ là lựa chọn ưu tiên.

Ví dụ: Phòng marketing cùng làm việc với văn phòng phát triển sản phẩm để ra mắt sản phẩm mới. Trong tình huống này, OKRs của hai phòng sẽ liên kết với nhau.

Mô hình liên kết OKRs linh hoạt thường được các công ty khởi nghiệp hoặc các nhóm làm việc nhỏ lựa chọn áp dụng.

Bản chất của mô hình liên kết này là truyền cảm hứng cho các công ty có văn hóa linh hoạt, thúc đẩy sự thay đổi và tăng trưởng nhanh.

Liên kết OKRs ngang bằng

Hầu hết các công ty nhỏ dưới 50 nhân viên áp dụng OKRs ngang nhau. OKRs của mọi người đều cùng được liên kết của OKRs của tổ chức.

8. Chu kỳ OKRs

Các OKRs được đóng khung trong khoảng một thời gian định trước. Chúng ta có thể tự quyết định khoảng thời gian áp dụng là bao nhiêu.

Hầu hết các tổ chức đã triển khai thành công OKRs đều sử dụng chu kỳ quý, có nghĩa các OKRs được chạy trong khoảng thời gian 3 tháng. Chu kỳ này vừa đủ ngắn để chúng ta có những điều chỉnh phù hợp, cũng vừa đủ dài để tiến độ có thể đạt được.

Một số công ty khác lại lựa chọn một chu kỳ khác, ví dụ như các công ty hoạt động theo dự án. Tư vấn là một trong những lĩnh vực lớn nhất mà công việc dựa trên dự án rất nhiều.

Chu kỳ OKRS dành cho công ty

OKRs của cả công ty đều vận hành trên một chu kỳ năm. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ định hướng của công ty, đặt các mục tiêu ngắn hạn, ghép vào bức tranh mục tiêu lớn. Chu kỳ 1 quý, hoặc mỗi 3 tháng, bắt đầu từ tháng 1 là chu kỳ phổ biến nhất.

Tuy nhiên, OKRs ở cấp độ nào cũng có thể được điều chỉnh và cập nhật cho quý tiếp theo nếu tiến độ hoàn thành OKRs đó đòi hỏi thời gian dài hơn.

Những thách thức ngắn hạn

Nói về việc chọn đúng chu kỳ vận hành OKRs, hãy xem xét khung thời gian mà các phòng ban, nhóm trong tổ chức bạn đang làm việc.

Khoảng thời gian nên đủ ngắn để khiến các mục tiêu trở nên thách thức hơn với nhân viên của bạn. OKRs của các phòng ban và cá nhân sẽ có chu kỳ đều đặn hơn.

>>> Xem thêm: Quản trị mục tiêu với MBO

Trên đây là toàn bộ thông tin về OKR (OKRs) được các chuyên gia của Nef Digital nghiên cứu và tổng hợp. Hy vọng bài viết mang lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc. Trân trọng!

Công Ty Cổ Phần Nef Digital

Thời đại 4.0 làm kinh doanh bằng kinh nghiệm và đam mê là chưa đủ. Với các mô hình kinh doanh nhỏ SME bị giới hạn nhiều về nguồn lực nên thường tư duy làm tất ăn cả.

Tuy nhiên để chuyên nghiệp hóa cần đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Nef Digital đặt ra một trọng trách và là triết lý xuyên suốt đó là: Đưa công nghệ Digital hiện đại nhất, có tính chuyên môn hóa cao. Giúp SME giải mọi bài toán Digital Marketing và với mức đầu tư chỉ tương đương với 01 nhân sự.