Những Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Công Việc

Phần mềm quản lý công việc được ví như là một trợ thủ đắc lực của các nhà quản trị hiện đại nhờ nhiều tính năng ưu việt. Tuy nhiên, để chọn được một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp không phải là một điều dễ dàng.

Vậy đâu là những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp. Hãy cùng Nef tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Nó sẽ giúp bạn tránh được những lãng phí không đáng có. 

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ kỹ thuật số cho phép người dùng lập kế hoạch, theo dõi, tổ chức và xem xét các dự án cũng như các nhiệm vụ phi dự án với mục tiêu cải thiện kết quả kinh doanh và hiệu suất làm việc.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Quản lý công việc luôn là một bài toán khó đối với các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Vì vậy mà phần mềm quản lý công việc ra đời nhằm giải quyết những khó khăn đó. Nó sẽ giúp cải thiện được kết quả kinh doanh và năng suất làm việc của doanh nghiệp.

#1. Giúp quản lý công việc hiệu quả 

Số lượng công việc của một nhà quản lý thường rất lớn. Đôi khi bạn không thể nhớ hết được tất cả. Bạn có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự các công việc.

Những phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn tránh khỏi những điều đó. Nó sẽ giúp nhà quản lý nhìn thấy hết tất cả các công việc của mình. Giúp bạn nhận biết đâu là việc quan trọng đầu cần làm đầu tiên. Đi kèm với đó là những thông báo nhắc nhở.

Không chỉ vậy, phần mềm này còn giúp nhà quản lý tương tác dễ hơn với những người cộng sự của mình. Mọi người có thể trao đổi, lên phương án, kế hoạch và note ngay trong phần mềm. Nhờ vậy, mọi người sẽ luôn nắm bắt được tất cả công việc được giao. Qua đó, phần mềm quản lý giúp làm tăng hiệu quả công việc và giảm căng thẳng cho người dùng.

#2. Giúp quản lý điều hành công việc

Đây được coi là một công cụ đắc lực cho các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Bởi bài toán khó và đau đầu của bạn chính là việc làm thế nào để sắp xếp hay quản lý công việc trong tổ chức một cách tốt nhất.

Các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp luôn phải lên kế hoạch trước cho những dự án sắp tới. Bắt đầu từ khâu lên ý tưởng, phân bổ nhân sự đến việc làm thế nào để tối ưu được thời gian mà hiệu suất công việc luôn được tăng cao. Phần mềm quản lý điều hành công việc sẽ hỗ trợ bạn thực hiện tốt các vấn đề này. 

#3. Giúp quản lý công việc nhóm một cách thông minh

Giao tiếp là một vấn đề không thể thiếu trong quá trình làm việc nhóm. Người quản lý cần giao tiếp với mọi người để phân công công việc, giám sát, tiếp nhận những góp ý và tổng hợp các ý kiến để đưa ra những phương án tốt nhất.

Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp người dùng thuận tiện hơn trong việc trao đổi thông tin, chỉ tiêu KPI. Thông qua những tính năng như chat, lập kế hoạch kinh doanh và báo cáo. Qua đó, mọi người có thể giao tiếp với nhau mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc

Dưới đây sẽ là những tiêu chí để bạn lựa chọn một phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp:

#1. Nhu cầu của doanh nghiệp là gì?

Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định nhu cầu sử dụng phần mềm của công ty. Việc này giúp bạn tránh mua phải phần mềm không phù hợp hoặc phần mềm có nhiều tính năng không cần thiết cho công việc. Vì điều này sẽ dẫn đến lãng phí ngân sách của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các SME

Hãy trả lời những câu hỏi dưới đây trước khi bạn lựa chọn mua bất kỳ một phần mềm nào đó.

• Bạn cần nó quản lý những công việc gì?
• Nó sẽ được dùng cho bao nhiêu người?
• Đâu là những tính năng cần thiết mà bạn muốn? Và bạn cần ưu tiên những tính năng nào?
• Và đừng quên xác định trình độ sử dụng phần mềm của nhân viên như thế nào?

#2. Ngân sách của doanh nghiệp đến đâu?

Yếu tố tiếp theo mà nhà quản lý cần quan tâm đến chính là ngân sách đầu tư. Hãy lựa chọn đầu tư vào phần mềm quản lý công việc phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Đồng thời, bạn cần quan tâm đến các chi phí ẩn khác. Đó là chi phí linh hoạt, chi phí “mạo danh”, chi phí phát triển, chi phí đào tạo & hỗ trợ, chi phí bảo mật & rủi ro. 

Nội dung liên quan: Quản trị rủi ro

Bạn cũng nên cân nhắc đến một phần mềm quản lý đắt tiền. Vì nó có thể là một khoản đầu tư sinh lời cho doanh nghiệp. Với rất nhiều lợi ích hữu hình như tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại và chi phí liên lạc, tăng hiệu suất làm việc, xoá bỏ thời gian chết,… Ngoài ra còn có những lợi nhuận vô hình như khả năng thích ứng, giữ chân nhân viên,…

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng mua bất kỳ một phần mềm quản lý công việc nào, bạn cũng cần hỏi kỹ đơn vị sản xuất, nhà cung cấp phần mềm về tất cả các khoản chi phí phải trả nếu sử dụng nó trong thời gian dài.

Thêm một lưu ý về chi phí sử dụng cho bạn. Đó là các giá trị thực sự mỗi phần mềm quản lý mang lại không phải là con số được niêm yết trên bảng giá của nó.

#3. Những tính năng cơ bản và cần thiết đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, nhà quản lý nên xem xét đến những tính năng mà phần mềm quản lý cần đáp ứng cho nhu cầu của doanh nghiệp mình. .

Nhà quản lý có thể dựa trên 4 tính năng cơ bản và cần thiết dưới đây. Qua đó, bạn sẽ đánh giá được ưu – nhược điểm trong từng lựa chọn.

Tính năng cộng tác

Như đã nhắc đến ở trên, phần mềm quản lý công việc sẽ giúp nhân sự trong doanh nghiệp có thể giao tiếp với nhau mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Và bởi vì việc giao tiếp là không thể thiếu trong quá trình làm việc. Nên đây sẽ là yếu tố đầu tiên mà nhà quản lý, chủ doanh nghiệp cần xem xét đến. 

Nhà quản lý cần phải giao tiếp với nhân viên của mình khi phân công và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau.

Các tính năng cộng tác cần thiết nên có như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email,…

Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc

Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý trong việc lập kế hoạch. Nó sẽ tùy theo đặc thù, tính chất công việc hoặc theo workflow dự án. Ngoài ra, tính năng giúp bạn theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực cũng cần phải có.

Hai tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là sơ đồ Gant và bảng Kanban. Chúng thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan ngay trên phần mềm.

Tính năng báo cáo tiến độ công việc

Đây cũng là một tính năng cần thiết cần có trong phần mềm quản lý công việc. Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án sẽ giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh và điểm yếu của cả team. Qua đó, để bạn kịp thời phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Tính năng phân quyền sử dụng

Tính năng cơ bản cuối cùng mà phần mềm quản lý công việc nên có là tính năng phân quyền sử dụng. Đây là một tính năng quan trọng và tối cần thiết. Nó sẽ giúp bạn phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Đồng thời, tính năng này cũng đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức, doanh nghiệp.

#4. Công nghệ nền tảng và khả năng nâng cấp phần mềm như thế nào?

Theo thời gian, doanh nghiệp có thể thay đổi quy mô hoặc tái cấu trúc nhân sự. Do đó, việc nâng cấp phần mềm trong tương lai là một điều tất yếu. Bạn nên xem xét đến nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và lắng nghe phản hồi của người dùng hay không?

Một phần mềm quản lý công việc được coi là tốt nếu nó có thể nâng cấp tức thời theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Việc này còn giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được ngân sách và tránh được tình trạng công việc bị gián đoạn.

#5. Sự thân thiện và dễ sử dụng của phần mềm ra sao?

Lựa chọn một phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp chính là việc lựa chọn một sản phẩm phù hợp với tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Do đó, bạn nên ưu tiên các phần mềm dễ sử dụng và tính ứng dụng thực tiễn cao.

Xét về độ dễ sử dụng, nhiều phần mềm quản lý của nước ngoài có khả năng phân nhỏ dữ liệu đồng thời quản lý rất chặt chẽ mọi hành động của nhân viên. Tuy nhiên, giao diện của chúng lại rất khó sử dụng. Bởi nó chứa nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Nên những phần mềm này chỉ phù hợp với một số lĩnh vực, ngành nghề đặc thù nhất định.

Một số phần mềm khác lại chưa được phát triển ngôn ngữ tiếng Việt. Nếu chỉ có bản tiếng Anh, nó sẽ gây cản trở tới quá trình sử dụng của nhân viên.

Việc lựa chọn một phần mềm có nhiều tính năng phức tạp so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cũng không phải là một giải pháp tốt. Điều này chỉ gây lãng phí ngân sách của doanh nghiệp.

Ví dụ như tốn thêm chi phí mua phần mềm, tốn thời gian và chi phí đào tạo. Đồng thời nó còn làm giảm hiệu quả áp dụng vào công việc vì độ phức tạp và khó sử dụng.

#6. Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp 

Nhà quản lý có thể đặt ra các câu hỏi sau để đảm bảo sẽ nhận được sự hỗ trợ tốt nhất khi sử dụng phần mềm quản lý công việc:

• Doanh nghiệp của bạn ở khu vực địa lý khác. Liệu có được nhận sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp không?
• Bạn có thể tham gia demo trải nghiệm hoặc dùng thử không?
• Những ai sẽ được đào tạo hướng dẫn sử dụng?
• Có ai hỗ trợ nhà quản lý trong quá trình sử dụng và đào tạo nhân viên sử dụng không?
• Có hay không chính sách bảo hành của doanh nghiệp?

Để tìm được phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp và mục đích sử dụng của bạn, mời bạn liên hệ với Nef Digital để có thêm nhiều giải pháp chuyển đổi số hiệu quả.

Trân trọng cảm ơn!

Nef Digital JSC.,

• VPGD: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 024 6655 2266
• Email:  Sales@nef.vn
• Website: https://nef.vn