Quy trình xây dựng văn hoá doanh nghiệp đối với SME và Startup

Làm văn hóa không đơn thuần là viết ra vài dòng mô tả về hình ảnh nhân viên của công ty. Bài viết sau đây xin giới thiệu cho các bạn Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Văn hóa – Yếu tố then chốt quyết định thành bại của công ty

Trong những ngày đầu thành lập, founder (nhà sáng lập) của các startup và các công ty vừa và nhỏ thường chỉ chú ý đến việc xây dựng mô hình kinh doanh cũng như cải tiến sản phẩm mà quên mất việc xây dựng văn hóa công ty.

Đây cũng là một tâm lý dễ hiểu, bởi để hình thành một công ty chỉ cần vốn và ý tưởng là đủ. Những điều kiện “cần” để chiếc xe doanh nghiệp có thể vận hành tốt, vượt qua chướng ngại và tăng tốc chính là đội ngũ nhân sự.

Đội ngũ đó sẽ phối hợp với nhau như thế nào? Họ tin tưởng và tìm kiếm điều gì? Làm thế nào để họ làm việc hiệu quả hơn?… Câu trả lời của các câu hỏi trên đều nằm ở việc xây dựng văn hóa công ty như thế nào.

Có nhiều người, nhất là giới khởi nghiệp thường chỉ xem văn hóa công ty là một phòng chơi game, canteen hoặc đồ ăn miễn phí, hay việc cho phép nhân viên được ăn mặc thoải mái tại văn phòng,… Cách hiểu này thường đi kèm với việc áp dụng máy móc và cũng làm giảm đi sức mạnh của văn hóa nội bộ.

Cái gọi là “văn hóa” tập hợp những giá trị và chuẩn mực về niềm tin, hành vi, cách nhận thức và phương pháp tư duy được mọi người trong công ty cùng công nhận. Họ phải suy nghĩ và biến chứng thành hành động như một thói quen.

Làm thế nào để xây dựng văn hóa tại startup và các SME?

Một khi đã hiểu được tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp, thứ đầu tiên bạn cần xác định là mục tiêu của mình.

Một nghiên cứu của Đại học California trên 200 startup đã chỉ ra mối liên hệ giữa khả năng thành công và văn hóa công ty.

Theo đó các startup tại Mỹ có 5 kiểu văn hóa phổ biến:

Đẳng cấp: Tuyển dụng những người tài năng nhất, trả lương cao nhất, cung cấp cho họ nguồn lực và tài nguyên dồi dào nhất để họ làm việc. Khả năng thành công: 65%

Gắn kết: Nhân viên mong muốn làm việc ở công ty cho tới khi họ nghỉ hưu. Khả năng thành công: 100%

Quy định chặt chẽ: Công ty có các phương pháp nghiêm ngặt để quản lý dự án. Mọi thứ ở đây đều được chuẩn hóa và mô tả bằng tài liệu, như tài liệu về mô tả công việc, mô tả dự án… Khả năng thành công: 40%

Cần cù bù thông minh: Các nhân viên đều rất tận tâm và yêu thích giải quyết vấn đề dù đôi khi cách làm của họ không thực sự hiệu quả. Khả năng thành công: 10%

Chuyên chế: Tuân thủ tuyệt đối các công việc được giao. Làm việc để được trả lương, không thắc mắc nhiều. Khả năng thành công: -140%

Như vậy có thể thấy cái đích của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nếu bạn mong muốn công ty của mình không ngừng tăng trưởng hoặc có thể IPO (phát hành công khai lần đầu) trong tương lai, là xây dựng văn hóa để tạo ra sự gắn kết của nhân viên với công ty.

Sự gắn kết có thể được tạo thành bằng nhiều cách. Một bộ máy nhân sự chặt chẽ có thể được xây dựng bởi kỷ luật và sự nghiêm túc; nhưng cũng đôi khi linh động thoải mái lại đưa mọi người gần nhau hơn.

Vậy nên trên hành trình kiến tạo “mái ấm” của mình, bạn có thể sẽ phải đối đầu với nhiều lựa chọn có vẻ khác nhau, hoặc thậm chí đối lập nhau.

Điều quan trọng bạn cần nhớ đến chính là sự gắn kết. Mỗi khi cần đưa ra quyết định, hãy đặt câu hỏi liệu đây có phải là điều mà nhân viên muốn, liệu điều này có khiến anh ta làm việc tốt hơn và mong muốn ở lại cùng công ty?

Với tinh thần trên, bạn có thể bắt tay vào xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho công ty mình bằng việc áp dụng các nguyên tắc.

Quy trình 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp

1. Bắt đầu xây dựng văn hóa trước cả khi xây dựng công ty

Rất đơn giản, văn hóa công ty bắt nguồn từ bạn – người sáng lập nên công ty. Cùng với những co-founder, dưới vai trò là người lãnh đạo, các bạn không chỉ là người kiến tạo.

Các bạn còn là người đại diện cho thứ mà họ tạo nên. Họ biết cách gây ảnh hưởng với người khác. Vậy nên họ chính là nền móng và linh hồn của văn hóa doanh nghiệp.

Khi bắt đầu xây dựng một sự nghiệp kinh doanh mới, hãy nghĩ thật kỹ về những điều bạn muốn tạo nên.

Hãy cân nhắc những điều tương tự khi lựa chọn co-founder hoặc đề bạt lãnh đạo trong công ty bạn. Liệu người được chọn có sự hòa hợp về niềm tin, lý tưởng với những người lãnh đạo cũ với nhân viên trong công ty?

Hình ảnh mà anh ta đưa đến, liệu có gần gũi với hình ảnh công ty mà bạn từng tưởng tượng ra?

2. Xây dựng văn hóa dựa trên thế mạnh và sự độc đáo của doanh nghiệp

Bạn đã nhận thức được mục tiêu và thời điểm bắt tay vào hành động. Điều tiếp theo bạn cần phác thảo nên những thứ bạn muốn.

Lời khuyên hữu ích nhất cho bạn lúc này là “Be yourself” (là chính mình) – Kiến tạo văn hóa từ chính những thế mạnh và đặc điểm riêng của công ty bạn.

Thường thì trong một doanh nghiệp có founder khởi nguồn là dân sales, doanh số sẽ là ưu tiên hàng đầu của công ty. Founder sẽ thuê được những người làm sales tốt nhất.

Kể cả ở những vị trí khác, anh ta cũng sẽ tuyển dụng những người có xu hướng ưu tiên và quen làm việc vì khách hàng. Người được vinh danh trong công ty là người có doanh số cao nhất. Thời điểm công ty thành công nhất, là lúc doanh số tăng cao.

Tương tự như vậy, nếu founders là designer, mặt thiết kế sẽ được ưu tiên nhất. Hay nếu founder là dân kỹ thuật, tất cả mọi người trong công ty sẽ nghĩ và quan tâm nhiều nhất về sản phẩm.

Sẽ rất khó để bạn có thể rũ bỏ xuất thân của mình. Nên thay vào đó, đừng chối bỏ mà hãy cố gắng tận dụng và phát triển những thế mạnh của riêng bạn.

Khi công ty phát triển dựa trên những sức mạnh có sẵn, trực giác sẽ chỉ cho mọi người biết mình cần phải làm gì, và làm như thế nào để mọi thứ tốt nhất.

3. Xác định các yếu tố sẽ làm nên văn hóa doanh nghiệp của bạn

Bạn đã vẽ được khung, đây là lúc cần đi vào chi tiết – làm rõ những yếu tố mà bạn mong muốn công ty mình sẽ trở thành. Ngày nay có rất nhiều công ty sử dụng những từ ngữ hoa mỹ và hào nhoáng để nói về văn hóa của mình.

Enron – một tập đoàn năng lượng hùng mạnh của Mỹ từng dùng 4 từ sau để nói về giá trị cốt lõi của mình: Liêm chính (Integrity), Kết nối (Communication), Tôn trọng (Respect), Xuất sắc (Excellence).

Kết quả là tập đoàn này đã sụp đổ vào năm 2002 do che giấu, khai man sổ sách và lừa đảo, tạo nên một trong những vụ án kinh tế chấn động nhất lịch sử nước Mỹ.

Vì vậy giá trị cốt lõi chỉ nên là những thứ thực sự được coi trọng ở công ty bạn. Bạn có thể đặt cho mình các câu hỏi giả định, hoặc trực tiếp làm thử nghiệm:

Một nhân viên lý tưởng trong mắt bạn là gì? Khi được đề nghị ngồi xuống và viết ra những điều liên quan tới công ty mình, các nhân viên sẽ lựa chọn viết gì? Họ đã và đang tán thưởng hành vi, kỹ năng nào trong công ty?

Sau đó, hãy tự xây dựng một bộ Từ điển doanh nghiệp cho riêng công ty bạn. Đây là bộ tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng chung cho tất cả chức danh tại doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù tính chất công việc.

4. Phát triển văn hóa công ty

Cách tốt nhất để lan tỏa văn hóa là trở thành một phần của nó, trở thành một ví dụ cụ thể để mọi người cùng nhìn vào. Nếu người đứng đầu luôn đến muộn, làm sao ông ta có thể yêu cầu công ty sở hữu văn hóa đúng giờ, tác phong chuẩn Nhật Bản?

Việc phát triển văn hóa cũng cần được duy trì lâu dài, nếu không muốn nói đây là quá trình cần sự bồi đắp bền bỉ.

Nếu công ty của bạn đặt chất lượng sản phẩm lên đầu, các founder, hoặc những người có kinh nghiệm phải thường xuyên đưa ra những nhận xét chi tiết về chất lượng, cho một khoảng thời gian rộng rãi để xây dựng và sửa lỗi sản phẩm, rà soát sản phẩm kỹ lưỡng trước khi chúng được ra mắt.

Ngoài ra để duy trì văn hóa, việc xây dựng không khí thoải mái, tích cực trong công ty cũng vô cùng quan trọng. Ngày nay các công ty khá ưa thích các hoạt động team building, giải trí ngoài trời, company retreats,…

Chúng không chỉ là những hoạt động giải trí mà còn giúp xây dựng sự gần gũi, tin cậy giữa mọi người trong công ty, đặc biệt là những người ít có cơ hội làm việc cùng với nhau. Khi mọi người hòa hợp hơn, văn hóa cũng trở nên vững mạnh hơn.

5. Luôn cởi mở và thẳng thắn trong việc trao đổi thông tin

Hơn ai hết, các nhân viên là người đầu tiên cần biết liệu công ty có đang tăng trưởng, hay chững lại. Họ cần biết được chuyện gì đang xảy ra, kể cả đó có là tình huống xấu nhất. 

Họ cần một câu trả lời cũng như một sự phân tích, để đưa ra những cố gắng và ý kiến hợp lý để khắc phục tình huống.

Bạn có thể xây dựng các kênh truyền thông nội bộ hoặc tổ chức các buổi họp hàng tuần để cập nhật tình hình công ty qua những tin tức mới, con số mới.

Nội dung buổi họp nên chọn lọc để tiết kiệm thời gian cho mọi người bởi những số liệu phân tích cụ thể có thể được trao đổi bằng văn bản sau.

Ngoài việc cập nhật tình hình, trong các cuộc họp, lãnh đạo nên nhắc nhở nhân viên về mục tiêu và các giá trị ở công ty. Những áp lực về KPI ngày thường có thể dễ dàng đẩy chúng ta vào vòng xoáy, khiến ta quên mất những điều thực sự quan trọng.

Bên cạnh đó, hãy tìm cơ hội để được lắng nghe nguyện vọng và mối quan tâm của nhân viên. Hãy duy trì càng nhiều càng tốt các kênh mở mà nhân viên có thể gửi góp ý của mình. Tổ chức các cuộc gặp một – một nhằm tăng tính kết nối.

Văn hóa sẽ được giữ gìn khi mọi người cảm thấy họ được lắng nghe và có vai trò quan trọng trong tổ chức.

6. Tuyển dụng đúng người mà bạn cần

Bạn không tuyển người giỏi nhất – Bạn đang tuyển người phù hợp nhất. Ứng viên dẫu có năng lực tốt đến mấy nhưng không thể hòa hợp và bắt nhịp với văn hóa thì cũng không thể phát huy được hết mà còn ảnh hưởng chung đến công ty.

Một cách đơn giản để tìm hiểu xem liệu một người có phù hợp với văn hóa công ty không đó là mời anh/ cô ấy tham gia các hoạt động bonding (kết nối) cùng mọi người. Trong một môi trường thư thái hơn, con người thường bộc lộ nhiều hơn và quan sát của bạn cũng sẽ đa dạng hơn.

Tuy nhiên bạn không nên chỉ tuyển người ở một nhóm tính cách nhất định. Thay vào đó hãy tìm kiếm sự đa dạng. Nếu thiếu đi sự đa dạng, mọi thứ trở nên kém linh hoạt và sáng tạo hơn rất nhiều.

Hơn nữa góc nhìn đa chiều của nhân viên cũng giúp bạn có những đánh giá tốt hơn về thị trường, sản phẩm và khách hàng. Đây sẽ là nguồn input (đầu vào) khá dồi dào để bạn đưa ra quyết định tốt hơn. 

Xây dựng văn hóa nội bộ không đơn thuần là viết ra vài dòng mô tả về hình ảnh nhân viên của công ty.

Quan trọng hơn, bạn cần một chiến lược dài hơi để phát triển và giữ gìn văn hóa đó ngày qua ngày. Trong hành trình đó, cũng chỉ có chính bạn mới quyết định được điều gì là cần, điều gì là không để điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp.

Trên đây là quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và Startup. Hy vọng bài viết mang lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn. Trân trọng!

Công Ty Cổ Phần Nef Digital

Thời đại 4.0 làm kinh doanh bằng kinh nghiệm và đam mê là chưa đủ. Với các mô hình kinh doanh nhỏ SME bị giới hạn nhiều về nguồn lực nên thường tư duy làm tất ăn cả.

Tuy nhiên để chuyên nghiệp hóa cần đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Nef Digital đặt ra một trọng trách và là triết lý xuyên suốt đó là: Đưa công nghệ Digital hiện đại nhất, có tính chuyên môn hóa cao. Giúp SME giải mọi bài toán Digital Marketing và với mức đầu tư chỉ tương đương với 01 nhân sự.