Hệ thống tiêu chí KPI các phòng ban trong công ty chi tiết

KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator” là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận hay sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.

Bài viết này sẽ giúp bạn có tư duy một cách hệ thống các tiêu chí KPI các phòng ban trong công ty.

Tại sao phải dùng KPI trong quản trị?

Dưới đây là những lý do vì sao KPI là một phần quan trọng của quản trị:

1. Đánh giá hiệu quả: KPI giúp đánh giá hiệu quả của các hoạt động và giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về mức độ hoàn thành mục tiêu.
2. Định hướng: KPI giúp định hướng cho các hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân. Với KPI rõ ràng, mọi người có thể biết được mục tiêu của mình và nỗ lực để đạt được nó.
3. Đo lường tiến độ: KPI giúp theo dõi tiến độ của các hoạt động và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo mục tiêu đạt được.
4. Tăng sự minh bạch: KPI giúp tăng sự minh bạch trong tổ chức hoặc cá nhân, giúp cho các bên liên quan hiểu rõ hơn về hoạt động và kết quả đạt được.
5. Tập trung vào các chỉ số quan trọng: KPI giúp tập trung vào các chỉ số quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức hoặc cá nhân đang làm những việc đúng và có hiệu quả.

Việc áp dụng đúng, chính xác các các chỉ số KPI có thể giúp bạn quản lý lượng hóa, cũng như đánh giá chính xác kết quả của nhân viên, bộ phận hay đội nhóm. Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

Các lưu ý khi sử dụng KPI

KPI là một công cụ được ban quản lý và ban lãnh đạo xây dựng nhằm đánh giá hiệu quả công việc, năng suất lao động của cấp dưới.

Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI, từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng một cách khoa học nhất.

Đặc biệt, hiệu quả của KPI sẽ không cao, khi được áp dụng trong thời gian dài.

KPI cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Không nên lạm dụng KPI quá mức, mà chỉ nên xây dựng mẫu KPI giúp nhân viên nắm được trọng tâm công việc. Từ đấy nhân viên sẽ tập trung sức lực, thời gian để đem lại hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
• Điều hành cần mang chiến lược cụ thể lúc xây dựng KPI, điều này sẽ giúp định hướng chỉ tiêu cho nhân viên và tổ chức được đồng nhất.
• Công ty đặt ra chỉ số KPI đều có thể quy ra đơn vị tính. Từ đó nhà điều hành mới có thể đánh giá nhân viên công bằng, chính xác và tiện lợi theo dõi hiệu quả công việc của họ hơn.
• KPI phải được thường xuyên xem xét và thay đổi phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và thực tế năng lực nhân viên.

Hệ thống tiêu chí KPI các phòng ban

Việc xây dựng hệ thống tiêu chí KPI cho các phòng ban trong tổ chức là một phần rất quan trọng trong quản lý hiệu suất tổ chức. Sau đây là một số ví dụ về các tiêu chí KPI thường được sử dụng trong các phòng ban khác nhau:

1. Hệ thống KPI cho phòng kinh doanh

Trong mỗi doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh được coi là bộ phận thực chiến của công ty. Họ là những người mang sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng và mang lại doanh thu cho doanh nghiệp qua hoạt động kinh doanh, đối ngoại của mình.

Sau đây là mẫu KPI cho phòng kinh doanh:

• KPI của ban cán sự (BCS) chăm sóc khách hàng
• KPI của BCS bộ phận dịch vụ kỹ thuật
• KPI của BCS bộ phận kinh doanh
• KPI của giám đốc kinh doanh
• KPI về xây dựng kế hoạch theo năm

2. Hệ thống KPI cho phòng nhân sự

Bộ phận nhân sự là bộ phận quản lý về con người và các yếu tố liên quan đến hoạt trực tiếp đến doanh nghiệp. Họ thường đảm nhiệm các công việc như đào tạo, tuyển dụng,… Tùy thuộc vào từng chức năng và vai trò của bộ phận nhân sự mà doanh nghiệp sẽ đưa ra các chỉ số KPI khác nhau.

Sau đây là mẫu KPI cho phòng nhân sự:

• KPI về lương
• KPI về tuyển dụng
• KPI về an toàn lao động
• KPI về đào tạo
• KPI về đánh giá công việc 
• KPI về giờ làm việc
• KPI về năng suất
• KPI về hoạt động cải tiến
• Đánh giá nguồn nhân lực khác
• Bảng đánh giá phòng Hành chính – Nhân sự

3. Hệ thống KPI cho phòng Marketing

Bộ phận marketing là một trong những bộ phận quan trọng không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào có định hướng phát triển rõ ràng. KPI cho phòng marketing thường sử dụng để đo lường về tiến độ làm việc của bộ phận Marketing so với kế hoạch, mục tiêu đã đề ra.

Điều này giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược chi tiêu ngân sách tối ưu hơn. Do đó, việc xác định một bộ KPI hữu ích là rất cần thiết để bộ phận Marketing trong doanh nghiệp được phát triển mạnh mẽ.

Sau đây là mẫu KPI cho phòng marketing:

• KPI quan hệ công chúng
• KPI quảng cáo
• KPI về khuyến mãi
• KPI marketing online
• KPI về các chỉ số SEO

4. Hệ thống KPI cho phòng Kế toán

Phòng kế toán là phòng ban quan trọng không chỉ với doanh nghiệp mà còn đối với bộ phận thuế. Vì vậy, tất cả các doanh nghiệp buộc phải có nhân sự kế toán. Vị trí kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán là bắt buộc cần phải có, hoặc ít ra phải có phần mềm kế toán doanh nghiệp.

Sau đây là mẫu KPI cho phòng kế toán:

• KPI của ban cán sự bộ phận kế toán
• KPI của trưởng phòng kế toán
• KPI của kế toán thanh toán
• KPI của kế toán vật tư
• KPI của kế toán giá thành
• KPI của kế toán tổng hợp

5. Hệ thống KPI cho phòng Kỹ thuật

Trong doanh nghiệp, phòng kỹ thuật là một trong những bộ phận cốt lõi phụ trách các vấn đề liên quan đến hoạt động của máy móc, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ, kỹ thuật vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, hiệu quả.

Sau đây là mẫu KPI cho phòng Kỹ thuật:

• KPI của ban cán sự bộ phận kỹ thuật dịch vụ
• KPI của Giám đốc kỹ thuật dịch vụ
• KPI của trưởng bộ phần máy dân dụng
• KPI của trưởng bộ phận máy công nghiệp
• KPI của nhân viên dịch vụ kỹ thuật máy dân dụng
• KPI về kế hoạch năm của Giám đốc dịch vụ kỹ thuật

6. Hệ thống KPI cho phòng Logistics

Logistics là dịch vụ hậu cần, là một phần của quản trị chuỗi cung ứng bao gồm việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát việc sắp xếp, đóng gói, vận chuyển, làm thủ tục hải quan cho hàng hóa, và dự trữ hiệu quả hàng hóa, dịch vụ, giao, nhận hàng theo yêu cầu,…

Một phòng Logistics là cần phải có đối với một doanh nghiệp sản xuất quy mô, hoặc liên quan đến xuất nhập khẩu.

Sau đây là mẫu KPI cho phòng Logistics:

• KPI của ban cán sự phòng Logistics
• KPI của giám đốc Logistics
• KPI của trưởng bộ phận giao nhận
• KPI của nhân viên giao nhận nội địa
• KPI của thủ kho giao nhận
• KPI của nhân viên xuất nhập khẩu

7. Hệ thống KPI cho phòng Mua hàng

Phòng mua hàng (Purchasing Department) – là bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp chuyên chịu trách nhiệm mua bán hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Sau đây là mẫu KPI cho phòng Mua hàng:

• KPI của ban cán sự phòng Mua hàng
• KPI của giám đốc Mua hàng
• KPI của phó giám đốc Mua hàng
• KPI của nhân viên mua hàng nước ngoài
• KPI của nhân viên mua hàng nội địa
• KPI về mục tiêu công việc năm – GĐ
• KPI về mục tiêu công việc năm – PGĐ
• KPI về mục tiêu công việc năm – mua hàng nước ngoài

8. Hệ thống KPI cho phòng Sản xuất

Phòng sản xuất của một doanh nghiệp là bộ phận tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp. Đứng đầu phòng sản xuất là Giám đốc sản xuất. Những thành viên khác của bộ phần này gồm có kỹ thuật viên, kỹ sư, nhà thiết kế, vận hành máy,…

Sau đây là mẫu KPI cho phòng Sản xuất:

• KPI của nhà máy
• KPI của về nhiên liệu
• KPI của ban quản lý kho
• KPI của tổ tự động hóa
• KPI về tiêu chí chung
• KPI về theo dõi thực hiện công việc

Các tiêu chí KPI cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào các mục tiêu và hoạt động của từng phòng ban trong tổ chức. Việc xây dựng hệ thống tiêu chí KPI phù hợp và đúng đắn sẽ giúp cho các phòng ban có thể đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của mình một cách chính xác và nhanh chóng.

Lưu ý khi sử dụng KPI cho các phòng ban

• Trọng số của các nhóm KPI thay đổi tùy theo mục tiêu chiến lược của công ty. Ví dụ, công ty đang cần mở rộng quy mô, thì nhóm chỉ số KPI về tuyển dụng sẽ có trọng số cao nhất.
• Các biểu mẫu KPI có sẵn chỉ mang tính tham khảo khi áp dụng, doanh nghiệp cần thiết lập chỉ số KPI dựa trên những mục tiêu cụ thể.
• Mọi KPI cần được xây dựng thống nhất, có sự liên kết, hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Do đó, việc phân chia KPI cần thực hiện từ trên xuống thông qua các cấp độ: công ty → phòng ban → cấp quản lý → nhân viên.
• KPI cần được xác định cùng với chỉ tiêu cụ thể của từng giai đoạn, cũng như kế hoạch hành động tương ứng.
• Doanh nghiệp cần ứng dụng KPI nhân sự triệt để, kiên trì và quyết liệt. Bởi xây dựng một hệ thống đã khó, triển khai ứng dụng sao cho phù hợp với đặc thù của tổ chức mình lại càng khó hơn, không hệ thống nào vừa đưa ra mang lại hiệu quả ngay.

Trên đây là toàn bộ thông tin về “Hệ thống tiêu chí KPI các phòng ban trong công ty”. Hy vọng bài viết mang lại nhiều giá trị dành cho bạn và doanh nghiệp. Trân trọng!

Công Ty Cổ Phần Nef Digital

Thời đại 4.0 làm kinh doanh bằng kinh nghiệm và đam mê là chưa đủ. Với các mô hình kinh doanh nhỏ SME bị giới hạn nhiều về nguồn lực nên thường tư duy làm tất ăn cả.

Tuy nhiên để chuyên nghiệp hóa cần đòi hỏi năng lực chuyên môn cao. Nef Digital đặt ra một trọng trách và là triết lý xuyên suốt đó là: Đưa công nghệ Digital hiện đại nhất, có tính chuyên môn hóa cao. Giúp SME giải mọi bài toán Digital Marketing và với mức đầu tư chỉ tương đương với 01 nhân sự.