Mẫu báo cáo công việc hàng ngày và hàng tuần bằng excel

Để giám sát hiệu suất công việc, người quản lý có nhiều công cụ để đánh giá, theo dõi. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần được sử dụng phổ biến để theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, hiệu suất công việc có đạt yêu cầu.

Công cụ excel hỗ trợ đắc lực trong việc tạo mẫu báo cáo công công việc chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu về các mẫu báo cáo công việc và cách thức viết báo cáo hiệu quả, chính xác bằng excel.

Hiểu về mẫu báo cáo công việc hàng ngày

Mỗi cá nhân, phòng ban làm việc có target và KPI riêng được quản lý xây dựng, nhằm đảm bảo hiệu suất để công ty phát triển. Công việc thường ngày làm việc sẽ cần báo cáo để người quản lý giám sát được hiệu quả công việc. Mẫu báo cáo công việc được sử dụng phổ biến và cần thiết.

Mẫu báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc sẽ là bản mô tả tiến độ hoàn thành công việc trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng của mỗi nhân viên.

Thông qua báo cáo công việc, người quản lý hay chủ doanh nghiệp sẽ theo dõi được hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, phòng ban. Từ đó đánh giá được năng lực, đưa ra chính sách phù hợp.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có điều chỉnh mẫu báo cáo tiến độ công việc khác nhau, nhằm tạo sự thống nhất trong quản lý, giám sát và đánh giá hiệu suất. Mẫu báo cáo cũng có thể điều chỉnh theo từng phòng ban, phù hợp với đặc trưng công việc. 

Sử dụng các mẫu báo cáo một cách chính xác và bài bản giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hiệu suất lao động – Một hệ giá trị quan trọng theo mô hình Canvas

Vì sao nhân viên cần báo cáo công việc?

Báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần… là nhiệm vụ của nhân viên khi làm việc trong một tổ chức, doanh nghiệp. Nhân viên cần báo cáo công việc định kỳ, theo quy định của doanh nghiệp bởi:

• Báo cáo công việc giúp người quản lý đánh giá được hiệu suất công việc của bạn một cách chính xác. Tiến độ và các vấn đề đang gặp phải trong công việc để điều chỉnh phù hợp. Mỗi nhân viên có trách nhiệm làm báo cáo công việc theo mẫu và thời gian. Điều này góp phần tạo nên hệ thống đánh giá công bằng, giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ làm việc chuyên nghiệp.
• Báo cáo công nghiệp giúp chính nhân viên theo dõi được tiến độ và hiệu suất công việc của chính mình. Từ đó điều chỉnh để cải thiện năng lực làm việc, nâng cao các kỹ năng còn thiếu. Thông qua báo cáo tiến độ công việc, nhân viên thấy được hiệu suất, quản lý thời gian đã hợp lý chưa, yêu cầu người quản lý điều chỉnh để tối ưu hiệu quả công việc.
• Việc báo cáo công việc sẽ tạo nên môi trường làm việc, văn hóa văn phòng chuyên nghiệp. Nhân viên có trách nhiệm hơn trong công việc, xác định được mục tiêu, target… từ đó cải thiện năng lực làm việc hiệu quả.

Cách viết mẫu báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần bằng excel

Viết báo cáo là công việc thường nhật, nhân viên phải làm thường xuyên. Tuy nhiên, vẫn không nhiều người biết cách viết báo cáo công việc chuẩn, khoa học để mô tả tiến độ công việc chính xác, hiệu quả. Viết báo cáo công việc bằng excel là giải pháp được nhiều đơn vị lựa chọn.

Vì sao excel được sử dụng nhiều để viết báo cáo công việc?

Excel là công cụ văn phòng quen thuộc, được sử dụng nhiều trong kế toán tài chính, quản trị nhân sự, viết báo cáo công việc… Viết báo cáo công việc hàng ngày bằng excel mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên, bởi:

• Công cụ excel với thiết kế hàng cột có sẵn, giúp nhân viên dễ dàng thao tác phân chia nhóm công việc, ghi nhận số liệu phù hợp. Excel có nhiều tính năng: vẽ biểu đồ, công thức tính toán, hàm liên kết… giúp việc nhập và tính toán số liệu nhanh chóng, chính xác. 
• Dựa trên biểu đồ, đánh giá hiệu suất công việc giúp người quản lý có cái nhìn trực quan hơn về năng suất làm việc của nhân viên. 
• Phần mềm excel có thể chia sẻ qua drive, giúp việc quản lý tổng quát. Doanh nghiệp có thể thành lập 1 bảng excel chung cho toàn bộ nhân viên trong phòng ban, phân chia sheet để quản lý thống nhất, chỉnh sửa nhanh chóng.
• Công cụ excel đơn giản, miễn phí và quen thuộc để nhân viên thao tác công việc và làm báo cáo. 

Bố cục cần có trong báo cáo công việc

Mỗi doanh nghiệp, công ty hay phòng ban khác nhau sẽ có yêu cầu mẫu báo cáo công việc khác nhau, điều chỉnh phù hợp theo đặc trưng công việc. Tuy nhiên, bố cục báo cáo công việc vẫn cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

• Tên công ty, phòng ban, chức danh và tên nhân viên.
• Thời gian thực hiện báo cáo: theo ngày hay theo tuần hay quý.
• Nội dung các công việc đã được xử lý: Các mục tiêu công việc đưa ra, số lượng và % khối lượng công việc đã hoàn thành. 
• Mục kết quản, ý kiến đóng góp, thắc mắc và đề xuất của nhân viên.
• Nhận xét và yêu cầu của người quản lý.

Ngoài ra, mỗi báo cáo sẽ có sự điều chỉnh theo dự án, số lượng công việc, theo tuần, theo tháng và theo quý… Sử dụng biểu đồ phân tích để thể hiện trực quan năng suất làm việc, % công việc đã đạt được.

Tiêu chí viết báo cáo công việc 

Viết báo cáo công việc không quá phức tạp, với sự hỗ trợ đắc lực của công cụ excel. Tuy nhiên, người viết cần nhắc những tiêu chí quan trọng sau để báo cáo công việc trở nên chuyên nghiệp, khoa học và dễ hiểu hơn:

• Nội dung báo cáo cần thể hiện chi tiết đặc điểm công việc, đầu việc, nhiệm vụ được giao, dựa trên KPI hàng tuần, hàng tháng. 
• Thông tin báo cáo cần viết với ngôn ngữ chuyên nghiệp, ngắn gọn, xúc tích. Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành cho các công việc đặc trưng. Tránh sử dụng ngôn ngữ cảm tính, cảm xúc trong báo cáo công việc.
• Diễn tả dễ hiểu, mô tả bằng các con số cụ thể sẽ giúp người xem dễ hình dung được kết quả công việc hơn.
• Viết báo cáo cần đầy đủ các yếu tố: báo tình hình, kết quản, các vấn đề khó khăn, phân tích nguyên nhân, đưa ra hướng khắc phục, đề xuất ý kiến với người quản lý. 

Lưu ý khi báo cáo công việc bằng excel

Viết báo cáo công việc bằng excel không quá phức tạp, sau thời gian làm việc nhân viên sẽ dễ dàng làm quen với hình thức báo cáo thường xuyên.

Tuy nhiên, trong quá trình viết báo cáo, bạn vẫn có thể mắc các sai lầm, ảnh hưởng đến không chỉ người xem, người đánh giá mà còn ảnh hưởng đến đánh giá của người quản lý đến năng lực của bạn. Cần lưu ý những điểm sau khi viết báo cáo công việc bằng excel:

• Cần xác định được ai là người nhận báo cáo? Trưởng phòng hay giám đốc cấp cao. Xác định được đối tượng nhận báo cáo để sử dụng ngôn từ phù hợp, diễn tả dễ hiểu cho người nhận thông tin và xây dựng nội dung phù hợp.
• Cần thực hiện thu thập và tổng hợp thông tin đầy đủ, chính xác. Rút gọn và tóm tắt những thông tin hữu ích để báo cáo công việc. Tránh cung cấp quá nhiều thông tin, lan man khó hiểu.
• Trình bày báo cáo khoa học, logic và dễ hiểu, dễ tiếp nhận. Công cụ excel dễ dàng quản lý và ghi chép thông tin, sử dụng hàm để tính toán số liệu. Người làm báo cáo cần thành thạo thao tác cũng như tính năng của excel để xây dựng nội dung hiệu quả.
• Luôn đảm bảo kiểm tra kỹ lưỡng bản báo cáo trước khi gửi đi. Điều này sẽ hạn chế các sai sót như: Sai chính tả, số liệu không chính xác, ngôn từ không phù hợp, lỗi định dạng trên excel khá phổ biến, quá nhiều hoặc quá ít thông tin… Chính người viết cần đọc lại để thấy nội dung bản báo cáo đã logic và đầy đủ chưa trước khi gửi đến cấp trên.

Viết báo cáo công việc là nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên. Điều này đóng vai trò quan trọng thể hiện năng lực và sự chuyên nghiệp của mỗi người.

Bạn có thể chọn các mẫu báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần… có sẵn, điều chỉnh phù hợp với đặc trưng công việc. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho bạn đọc quan tâm đến cách viết báo cáo công việc chuyên nghiệp.

Trân trọng cảm ơn!

Công Ty CP. Nef Digital

• VPGD: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0246655 2266
• Email:  Sales@nef.vn
• Website: https://nef.vn